Valtech beschleunigt mit Planful seine Finanzprozesse und verbessert die Zusammenarbeit

Valtech, ehemals Kin + Carta, ist eine globale Beratung für digitale Transformation mit Niederlassungen in 26 Ländern, darunter Deutschland, Frankreich, die Vereinigten Arabischen Emirate, Argentinien, Kosovo, Polen und die USA. Um langsame, manuelle Prozesse zu eliminieren und die Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen zu reduzieren, entschied sich Valtech für Planful. Die Plattform wurde zu einem zentralen Bestandteil des Finanzmanagements und spielte eine entscheidende Rolle bei der beschleunigten Übernahme von Kin + Carta durch Valtech.​

Wie viele Unternehmen verließ sich Valtech stark auf Tabellenkalkulationen und veraltete Software für Finanz-, Budgetierungs- und Planungsprozesse. Dies führte zu erheblichem Zeitaufwand, der das Team daran hinderte, Daten effektiv zu analysieren, mit dem Unternehmen zu interagieren und strategische Fragen zu beantworten.

„Wir haben nur Zahlen in ein Tool eingegeben und hatten keine Zeit, Gespräche mit der Geschäftsleitung zu führen“, erinnert sich Dominic Hawkes, Leiter FP&A bei Valtech. „Unsere Forecasts und monatlichen Konsolidierungen liefen in Tabellenkalkulationen ab, die wir dann jeden Monat manuell ins System geladen hatten.“

Dominic erkannte, dass sich etwas ändern musste, insbesondere angesichts des Unternehmenswachstums und der zunehmenden wirtschaftlichen Volatilität. Er sah das Potenzial in einer modernen, global einsetzbaren und intuitiven Lösung für Financial Performance Management, die sowohl aktuelle Herausforderungen adressieren als auch eine Plattform für zukünftiges Wachstum bieten würde.​

Nach einer gründlichen Evaluierung verschiedener Optionen entschied sich Valtech für Planful. Ausschlaggebend waren die cloudbasierte, von der Finanzabteilung gesteuerte Plattform, die hochgradig intuitive Benutzeroberfläche und die umfassende Lösung, die Abschluss und Konsolidierung, Planung und Budgetierung, Personalplanung und mehr in einer einzigen Plattform vereint.​

„Wir sind global tätig, und da Planful cloudbasiert ist, können unsere Teams von überall darauf zugreifen“, so Dominic. „Noch wichtiger war jedoch, dass wir während des Evaluierungsprozesses festgestellt haben, dass Planful so einfach zu bedienen ist, dass jeder im Unternehmen es nutzen kann. Und wenn wir verschiedene Berichte, Analysen und Forecasts erstellen möchten, können wir das selbst tun. Das war mit anderen Tools so nicht möglich, und das lieben wir an Planful.“​

Valtech setzte Planful schnell für den Monatsabschluss und Konsolidierungen, Analysen von Budget gegenüber Ist-Zahlen und die Bereitstellung monatlicher Berichtspakete für den CFO und Budgetverantwortliche ein. Der schnellere Zugriff auf genauere Daten ermöglichte es den Teams, mehr Zeit mit dem Verständnis und der Analyse der Finanzdaten zu verbringen und dennoch Zeit zu haben, sich mit der Geschäftsleitung und anderen Stakeholdern abzustimmen.​

Die intuitive, benutzerfreundliche Plattform von Planful führte auch dazu, dass Valtech die Funktionen für Personalplanung und das Planful Budget Manager Experience für Budgetverantwortliche einführte, um finanzielle Insights rechtzeitig und im gewünschten Format bereitzustellen.​

„Planful ist ein Tool, das wir im gesamten Unternehmen nutzen. Es ist kein reines Finanztool“, meint Dominic. „Es bringt unsere Budgetverantwortlichen näher an den Prozess heran, sodass sie sich stärker eingebunden fühlen. Das verbessert die Beziehung und schafft Vertrauen.“​

Valtech hatte sich zum Ziel gesetzt, das Financial Performance Management zu optimieren und zu beschleunigen – und Planful lieferte genau das. Früher benötigte das Finance-Team sieben Arbeitstage für den Monatsabschluss. Mit Planful erfolgt der Abschluss jetzt am fünften Arbeitstag, und Forecasts werden bis zum neunten Tag bereitgestellt.​

„Unsere monatliche Überprüfung der Ist-Zahlen im Vergleich zum Forecast findet jetzt an den Tagen 1 bis 4 statt – alles in Planful, und wir können bis auf die Transaktionsebene, die Buchungsdetails und sogar bis hinunter zur Rechnung drillen“, erklärt Dominic. „Das spart uns Zeit. Wir nutzen die Kommentarfunktion von Planful intensiv, sodass wir das Accounting-Team markieren können, wenn sie Kosten abgrenzen oder Ausgaben neu berechnen müssen.“

Dominic ergänzt, dass das monatliche CFO-Berichtspaket, dessen Erstellung früher bis zu anderthalb Tage in Anspruch nahm, jetzt mit Planful in wenigen Stunden aktualisiert werden kann. „Wir aktualisieren das Paket einfach und können dann unsere Zeit mit der Datenanalyse und der Untersuchung der Treiber verbringen. Wenn wir das Paket teilen, können wir viel mehr Mehrwert hinzufügen. Das hat die Rolle unseres FP&A-Teams zu der eines echten strategischen Partners im Unternehmen aufgewertet.“

Valtech nutzt Planful zudem für die Personalplanung seiner 2.000 Mitarbeiter weltweit. Die Möglichkeit, Szenarien zu planen und monatliche Ist-Zahlen im Vergleich zu Forecasts bis auf Mitarbeiterebene zu sehen, ermöglicht effektivere und effizientere Gespräche mit der Personalabteilung durch präzisere Personalplanungs-Forecasts.

„Dieses Maß an Insights in die Personalstruktur hatten wir vorher nicht“, fügt Dominic hinzu. „Wir können Fragen jetzt schneller beantworten, weil wir die Daten in Planful direkt zur Hand haben. Das war besonders nützlich für das Führungsteam, wenn wir verschiedene Szenarien betrachten. Früher hatten wir mehrere Tabellen und wussten nie wirklich die genauen Einsparungen oder Kosten eines Szenarios.“

Durch die Nutzung der „Planful Budget Manager Experience“ erhält Valtech eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Budgetverantwortliche aktiv in die Budgetierung, Forecasts, Planung und Berichterstellung einzubinden.

„Was die Budgetverantwortlichen schätzen, ist, dass es eine einzige Quelle der Wahrheit gibt“, führt Dominic aus. „Und was wir im FP&A-Team lieben, ist, dass es in Planful einen Genehmigungs-Workflow gibt, wenn sie einen Forecast ändern. Wir können die Änderung genehmigen und sie dann als Teil des Gesamt-Forecasts einreichen.“

In jüngster Zeit navigierte das Unternehmen durch wirtschaftliche Unsicherheiten, als das frühere Kin + Carta von Valtech, einem globalen Innovationsunternehmen mit 7.000 Mitarbeitern in über 20 Ländern, übernommen wurde. Inmitten dieser Herausforderungen und Chancen nutzte Valtech Planful, um seine Financial Performance schnell zu verstehen und den anhaltenden Geschäftserfolg zu planen.

„In den letzten 12 Monaten lag unser Fokus stark auf Kosten und Effizienz, und mit Planful können wir die Ausgaben analysieren, Fragen dazu beantworten, wo wir optimieren oder den Schwerpunkt verlagern können, und den Kurs sehr schnell anpassen – das war fantastisch“, erzählt Dominic. „Vor unserer Übernahme, während des Due-Diligence-Prozesses mit mehreren potenziellen Käufern, bemerkten die Banker, dass wir Informationen zeitnah und im gewünschten Format bereitstellen konnten. Das erleichterte tiefere Diskussionen und beschleunigte den Prozess, da wir die Daten schnell anpassen konnten, um auf gezielte Fragen einzugehen. Valtech ist in einer ähnlichen Branche tätig und möchte Planful jetzt ebenfalls einführen, weil sie sehr beeindruckt davon sind, wie wir FP&A managen.“

Mit Planful hat Dominic engere Beziehungen zum Unternehmen aufgebaut, mehr Zeit für strategische Planung und Analysen mit der Geschäftsführung aufgewendet und die FP&A-Prozesse beschleunigt – fast ganz ohne Tabellenkalkulationen. „Ich sage tatsächlich: ‚Keine Tabellenkalkulationen‘“, schließt Dominic ab. „Ja, ich hasse Tabellenkalkulationen.“