Kin + Carta (Valtech) nutzt Planful für das Finanzleistungsmanagement mit mehr Geschwindigkeit, Einblicken und Zusammenarbeit

Valtech (ehemals Kin + Carta) ist eine globale Beratung für digitale Transformation mit Niederlassungen in 26 Ländern, darunter Deutschland, Frankreich, die VAE, Argentinien, Kosovo, Polen, die USA und weitere. Valtech wechselte zu Planful, um langsame, manuelle Arbeitsprozesse zu eliminieren und die Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen zu reduzieren, und findet weiterhin neue Wege, Planful zu nutzen, um das Finanzleistungsmanagement zu einem gemeinsamen Unterfangen zu machen. Valtech schreibt der Nutzung von Planful sogar eine entscheidende Rolle bei der beschleunigten Übernahme von Kin + Carta zu.

Wie viele Unternehmen verließ sich Valtech stark auf Tabellenkalkulationen und veraltete Software für Finanzverwaltung, Budgetierung, Planung und andere Finanzprozesse. Das kostete viel Zeit und hinderte das Team daran, Daten effektiv zu analysieren, mit dem Unternehmen zu interagieren und strategische Fragen zu beantworten.

„Wir haben nur Zahlen in ein Tool eingegeben und hatten dadurch keine Zeit für Gespräche mit unserer Geschäftsführung“, erinnerte sich Dominic Hawkes, Head of FP&A bei Valtech. „Unsere Forecasts und monatlichen Konsolidierungen liefen in Tabellenkalkulationen, die wir dann jeden Monat manuell in das System hochgeladen haben.“

Dominic erkannte die Notwendigkeit für eine Veränderung, besonders in Anbetracht des Wachstums des Unternehmens und der zunehmenden wirtschaftlichen Unsicherheiten. Er sah das Potenzial, eine modernere, global einsatzfähige und intuitive Lösung für das Finanzleistungsmanagement zu finden und einzuführen, die die aktuellen Herausforderungen bewältigen und gleichzeitig eine Plattform für zukünftiges Wachstum in einem sich schnell wandelnden Geschäftsumfeld bieten würde.

Nach einer gründlichen Evaluierung mehrerer Finanzleistungsmanagement-Optionen entschied sich Valtech für Planful. Überzeugt hat Dominic die cloudbasierte, von der Finanzabteilung verwaltete Plattform, die äußerst intuitive Benutzeroberfläche und die umfassende Lösung von Planful, die Abschluss und Konsolidierung, Planung und Budgetierung, Personalplanung und mehr auf einer einzigen Plattform vereint.

„Wir sind global aufgestellt, und da Planful cloudbasiert ist, können unsere Teams von überall darauf zugreifen“, erklärte Dominic. „Noch wichtiger war jedoch, dass Planful während der Evaluierungsphase so einfach zu bedienen war, dass jeder im Unternehmen es nutzen konnte. Wenn wir verschiedene Berichte, Analysen und Prognosen erstellen wollen, können wir diese selbst aufbauen. Andere Tools boten das nicht, weshalb wir Planful gewählt haben.“

Valtech setzte Planful schnell für monatliche Abschlüsse und Konsolidierungen, Budget-vs.-Ist-Analysen und die Bereitstellung monatlicher Berichtspakete für den CFO und Budgetverantwortliche ein. Der schnellere Zugriff auf präzisere Daten ermöglichte den Teams, mehr Zeit mit der Analyse der Finanzdaten zu verbringen und dennoch ausreichend Zeit für die Abstimmung mit der Geschäftsführung und anderen Stakeholdern zu haben. Durch die intuitive und benutzerfreundliche Plattform von Planful konnte Valtech außerdem die Personalplanung und die „Planful Budget Manager Experience“ für Budgetverantwortliche einführen und Finanzinformationen termingerecht und im gewünschten Format bereitstellen.

„Planful ist ein Tool, das wir im gesamten Unternehmen nutzen; es ist nicht nur ein Finanztool“, erklärte Dominic. „Es bringt unsere Budgetverantwortlichen näher an den Prozess, sodass sie sich stärker eingebunden fühlen.Das verbessert die Beziehungen und schafft Vertrauen.“

Die Ergebnisse: Schnellere Prozesse, tiefere Einblicke und mehr Zeit für strategische Gespräche
Valtech wollte das Finanzleistungsmanagement optimieren und beschleunigen – und Planful lieferte genau das. Wo das Finanzteam früher sieben Arbeitstage benötigte, um die Bücher jeden Monat zu schließen, schließen sie jetzt bereits am fünften Arbeitstag und stellen die Forecasts am neunten Tag bereit.

„Unsere monatliche Überprüfung der Ist-Zahlen im Vergleich zur Prognose findet jetzt an den Tagen 1 bis 4 statt – alles in Planful, und wir können bis auf die Transaktionsebene, die Buchungsdetails und sogar bis hinunter zur Rechnung drillen“, erklärte Dominic. „Das spart uns Zeit. Wir nutzen die Kommentarfunktion von Planful intensiv, sodass wir das Accounting-Team markieren können, wenn sie Kosten abgrenzen oder Ausgaben neu berechnen müssen.“

Dominic fügte hinzu, dass das monatliche CFO-Berichtspaket, dessen Erstellung früher bis zu anderthalb Tage in Anspruch nahm, jetzt mit Planful in wenigen Stunden aktualisiert werden kann. „Wir aktualisieren das Paket einfach und können dann unsere Zeit mit der Datenanalyse und der Untersuchung der Treiber verbringen. Wenn wir das Paket teilen, können wir viel mehr Mehrwert hinzufügen.Das hat FP&A in die Rolle eines echten strategischen Partners im Unternehmen erhoben.“

Valtech nutzt Planful zudem für die Personalplanung seiner 2.000 Mitarbeiter weltweit. Die Möglichkeit, Szenarien zu planen und monatliche Ist-Zahlen im Vergleich zu Prognosen bis auf Mitarbeiterebene zu sehen, ermöglicht effektivere und effizientere Gespräche mit der Personalabteilung durch präzisere Personalplanungsprognosen.

„Dieses Maß an Einblick in die Personalstruktur hatten wir vorher nicht“, fügte Dominic hinzu. „Wir können Fragen jetzt schneller beantworten, weil wir die Daten in Planful direkt zur Hand haben. Das war besonders nützlich für das Führungsteam, wenn wir verschiedene Szenarien betrachten. Früher hatten wir mehrere Tabellen und wussten nie wirklich die genauen Einsparungen oder Kosten eines Szenarios.“

Durch die Nutzung der „Planful Budget Manager Experience“ erhält Valtech eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Budgetverantwortliche aktiv in die Budgetierung, Prognosen, Planung und Berichterstellung einzubinden.
„Was die Budgetverantwortlichen schätzen, ist, dass es eine einzige Quelle der Wahrheit gibt“, erklärte Dominic. „Und was wir im FP&A-Team lieben, ist, dass es in Planful einen Genehmigungs-Workflow gibt, wenn sie eine Prognose ändern.Wir können die Änderung genehmigen und sie dann als Teil der Gesamtprognose einreichen.“

In jüngster Zeit navigierte das Unternehmen durch wirtschaftliche Unsicherheiten, als das frühere Kin + Carta von Valtech, einem globalen Innovationsunternehmen mit 7.000 Mitarbeitern in über 20 Ländern, übernommen wurde. Inmitten dieser Herausforderungen und Chancen nutzte Valtech Planful, um seine Finanzleistung schnell zu verstehen und den anhaltenden Geschäftserfolg zu planen.

„In den letzten 12 Monaten lag unser Fokus stark auf Kosten und Effizienz, und mit Planful können wir die Ausgaben analysieren, Fragen dazu beantworten, wo wir optimieren oder den Schwerpunkt verlagern können, und den Kurs sehr schnell anpassen – das war fantastisch“, sagte Dominic. „Vor unserer Übernahme, während des Due-Diligence-Prozesses mit mehreren potenziellen Käufern, bemerkten die Banker, dass wir Informationen zeitnah und im gewünschten Format bereitstellen konnten. Das erleichterte tiefere Diskussionen und beschleunigte den Prozess, da wir die Daten schnell anpassen konnten, um auf gezielte Fragen einzugehen.Valtech ist in einer ähnlichen Branche tätig und möchte Planful jetzt ebenfalls einführen, weil sie sehr beeindruckt davon sind, wie wir FP&A managen.“

Mit Planful hat Dominic engere Beziehungen zum Unternehmen aufgebaut, mehr Zeit für strategische Planung und Analysen mit der Geschäftsführung aufgewendet und die FP&A-Prozesse beschleunigt – fast ganz ohne Tabellenkalkulationen.
„Ich sage tatsächlich: ‚Keine Tabellenkalkulationen‘“, schloss Dominic ab. „Ja, ich hasse Tabellenkalkulationen.“