Ten Lifestyle Group lässt Excel hinter sich und schafft echten Mehrwert für sein Finance-Team

Ten Lifestyle Group – kurz Ten – bietet ihren Mitgliedern außergewöhnliche, personalisierte Concierge-Dienste, auf die sie sich jederzeit verlassen können. Ziel ist es, Menschen zu helfen, das Beste aus ihrem Leben herauszuholen. Mit Hauptsitz in London und fast 900 Mitarbeitenden weltweit betreibt Ten über 50 Programme zur Kunden- und Mitarbeiterbindung sowie exklusive Services für Millionen von Mitgliedern rund um den Globus. Während die Mitglieder das Leben in vollen Zügen genossen, kämpften die Finance- und Accounting-Teams im Hintergrund mit langsamen, manuellen Prozessen. Ihre Arbeit basierte auf umfangreichen, komplexen und äußerst fehleranfälligen Tabellenkalkulationen.

„Das Leben vor Planful war ein reines Excel-Chaos“, erinnert sich James Muscat, Commercial Finance & FP&A Director bei Ten. „Wenn man nicht die richtige Finanztechnologie hat, baut man komplexe Tabellen auf, die alle miteinander verknüpft sind. Dann geht ständig etwas schief und es wird sehr frustrierend.“

Ten entschloss sich daher, die Arbeitsweise seiner Finance- und Accounting-Teams grundlegend zu verändern. Der erste Schritt war die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central als neues ERP-System. Im Anschluss richtete sich der Fokus schnell darauf, eine Plattform zu etablieren, die sowohl FP&A als auch das gesamte Unternehmen unterstützt. Dafür war eine moderne Lösung gefragt, die nicht nur flexibel genug war, um die spezifischen Anforderungen von Ten zu erfüllen, sondern sich auch nahtlos in bestehende und neue Systeme integrieren ließ.

„Wir wollten ein Tool, das direkt über [Business Central] liegt. So können wir unsere Daten einfach hochladen und sie anschließend flexibel analysieren“, erklärt James.

Mit Microsoft Dynamics 365 als neuem ERP-System entschied sich Ten für Planful – eine Entscheidung, die vor allem auf der reibungslosen Integration mit Microsoft Dynamics 365 beruhte. Ziel war es, eine umfassende Cloud-Plattform für Finanzplanung und Konsolidierung aufzubauen. Die kombinierte Lösung ermöglichte Ten den sicheren Wechsel in die Cloud und ergänzte gleichzeitig Funktionen für durchgängige Finanz- und Betriebsplanung, Konsolidierungen, Berichte, Forecasts und Analysen. So kann FP&A gemeinsam mit dem gesamten Unternehmen fundiertere und schnellere Entscheidungen treffen.

„Was uns wirklich zu Planful hingezogen hat, war, dass man damit Konsolidierung, Reporting, Planung, Forecasting und Budgetierung erledigen konnte“, sagt James. „Man konnte Konsolidierungsbuchungen automatisieren und technische Berichtsstrukturen einrichten. Planful bietet einzigartige Funktionen an.“

Der Umstieg auf eine neue Plattform und die Abkehr von der gewohnten Tabellenkalkulationsumgebung hätte eine Herausforderung werden können. Doch mit Planful gelang es Ten, nicht nur die Finance- und Accounting-Teams, sondern auch HR, Marketing, Vertrieb und weitere Bereiche in die Planung einzubeziehen – entweder direkt in Tabellenkalkulationen oder mit vertrauter Excel-Syntax in Planful. Die Benutzeroberfläche von Planful ist intuitiv gestaltet und beschleunigt die Datenerhebung und Planung spürbar. So können sich alle Beteiligten stärker auf Analysen konzentrieren, die echten Mehrwert schaffen.

„Die [Planful]-Oberfläche ist ziemlich übersichtlich“, ergänzt James. „Es macht den Arbeitsalltag einfach angenehmer als mit den alten Tools, die nicht besonders ansprechend gestaltet waren – das macht einen Unterschied.“

Ten profitiert außerdem stark von der Planful-Community, Planful Engage. Dort werden Best Practices geteilt, Kontakte geknüpft und neue Möglichkeiten im Umgang mit der Plattform entdeckt. Der Austausch mit Planful-Expertinnen und -Experten sowie anderen Nutzerinnen und Nutzern hilft dem Unternehmen, das volle Potenzial der Lösung auszuschöpfen.

„Was uns an Planful wirklich gefiel, ist die Community“, sagt James Muscat, Commercial Finance & FP&A Director. „Alle arbeiten dort zusammen, Planful-Berater sind aktiv, und jeder bringt sich ein. Das ist unglaublich hilfreich.“

Mit Planful konnte Ten den Monatsabschluss deutlich beschleunigen und den Finance- und Accounting-Teams mehr Zeit verschaffen, um sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.

„Alle Buchhalter erledigen ihre Arbeit auf der ERP-Seite“, erklärt James. „Aber danach möchten sie Managementberichte erstellen, analysieren, was passiert ist, und die Bücher möglichst schnell abschließen, um sich auf wertschöpfende Themen zu konzentrieren. Sobald die Informationen in [Planful] sind, ist das System sehr flexibel. Man kann die Daten aus allen möglichen Perspektiven betrachten.“

Die Integration von Microsoft in Planful unterstützt die Teams in Finance, Accounting und anderen Bereichen dabei, schneller Mehrwert zu schaffen. Statt Zeit mit dem Anfordern, Sammeln, Aggregieren und Laden von Daten zu verbringen, können sie direkt mit der Analyse beginnen. Zusätzlich helfen integrierte Vorlagen, automatisierte Prozesse und Self-Service-Berichte dabei, Ressourcen effizienter zu nutzen und den Aufwand für die Pflege komplexer Tabellenkalkulationen deutlich zu reduzieren.

„Dass alle Informationen im selben System sind, macht Planful zu einem sehr mächtigen Werkzeug“, fasst James zusammen. „In Excel bricht alles zusammen, wenn man keine Konsistenz einhält. Heute erstellen wir viele wertvolle Berichte, die wir vorher gar nicht hatten, weil wir sie jetzt nicht mehr mühsam in Excel pflegen müssen. Das ist eine der stärksten Funktionen: ein Tool zu haben, das Excel-basierte Berichte überflüssig macht.“

Vor kurzem hat sich Ten mit Trintech zusammengeschlossen, um die Adra Suite – eine führende Lösung für den Abschlussprozess – in die bestehende Planful-Umgebung zu integrieren. Diese Kombination verschafft dem Unternehmen mehr Kontrolle und Transparenz über manuelle, tabellenbasierte Abschluss- und Konsolidierungsprozesse. Mit Planful und Trintech können die Finance- und Accounting-Teams ihre Arbeit beschleunigen und sich gezielter auf geschäftskritische und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

„Wir freuen uns darauf, bald mit dem Trintech-Team in Großbritannien zusammenzuarbeiten, um die Adra-Balancer und Task Manager-Module zu implementieren. So können wir unsere Bilanzabstimmungen und Aufgaben im Abschlussprozess automatisieren“, ergänzt James.

Wenn Sie mehr über diese integrierte End-to-End-Lösung für Ihre Finance- und Accounting-Prozesse erfahren möchten, klicken Sie bitte hier.