Ten Lifestyle Group verlässt die "Excel-Stadt", damit das Finanzteam mehr Wert schaffen kann

Ten Lifestyle Group, oder einfach Ten, bietet unvergleichliche, personalisierte und vertrauenswürdige Concierge-Dienste, die ihren Mitgliedern helfen, das Beste aus dem Leben herauszuholen. Mit Hauptsitz in London und fast 900 Mitarbeitern weltweit betreibt das Unternehmen über 50 Kunden- und Mitarbeiterbindungsprogramme sowie private Services für Millionen von Mitgliedern weltweit. Während ihre Mitglieder das Leben in vollen Zügen genossen, waren die Finanz- und Buchhaltungsteams des Unternehmens jedoch mit langsamen, manuellen Finanzprozessen belastet, die auf großen, komplexen und fragilen Tabellenkalkulationen basierten.

„Das Leben vor Planful war nur Excel-Stadt“, erinnerte sich James Muscat, Commercial Finance & FP&A Director bei Ten. „Wenn du nicht die richtige Finanztechnologie hast, baust du Tabellenmodelle, die alle miteinander verknüpft sind, alles geht schief, und es wird frustrierend.“

Daher machte sich Ten daran, die Arbeitsweise seiner Finanz- und Buchhaltungsteams zu transformieren. Das Projekt begann mit einem neuen ERP-System, Microsoft Dynamics 365 Business Central, und konzentrierte sich dann schnell darauf, eine Plattform bereitzustellen, die FP&A und das gesamte Unternehmen stärkt. Dafür war eine moderne Lösung erforderlich, die flexibel genug war, um den Anforderungen von Ten gerecht zu werden, und die gleichzeitig die Konnektivität zur Integration in die neue und bestehende Software bot.

„Wir wollten ein Tool, das einfach über [Business Central] liegt, sodass wir die Daten in das Tool hochladen und sie dann nach Belieben analysieren konnten“, erklärte James.

Mit Microsoft Dynamics 365 als neue ERP-Lösung entschied sich Ten für Planful, aufgrund der Integration mit Microsoft Dynamics 365, um eine umfassende Cloud-Plattform für Finanz- und Konsolidierungsplanung zu schaffen. Die kombinierte Lösung half Ten, sicher in die Cloud zu wechseln und gleichzeitig End-to-End-Finanz- und Betriebsplanung, Finanzkonsolidierungen, Berichterstellung, Prognosen und Analysen hinzuzufügen, damit FP&A und das Unternehmen schnellere Entscheidungen treffen können.

„Was uns wirklich zu Planful hingezogen hat, war, dass man konsolidieren, berichten, planen, prognostizieren und budgetieren konnte“, sagte James. „Man konnte Konsolidierungsbuchungen automatisieren und technische Berichtsstrukturen einrichten. Es gibt da einige einzigartige Funktionen.“

Doch der Umstieg auf eine neue Plattform und die Abkehr von der vertrauten Tabellenkalkulationsumgebung hätte zu Reibungen führen können, während Ten seine digitale Transformation vorantreibt. Mit Planful konnte Ten jedoch seine Finanz- und Buchhaltungsteams sowie HR, Marketing, Vertrieb und andere Unternehmensbereiche leicht befähigen, dort zu planen, wo sie sich wohlfühlen – in Tabellenkalkulationen oder mithilfe von Excel-Syntax direkt in Planful. Die Benutzererfahrung von Planful bietet Ten zudem eine intuitive Plattform, um Finanz- und Datensammelprozesse schnell zu beschleunigen und die Zusammenarbeit zu erleichtern, sodass sich alle auf wertvollere Analysen konzentrieren können.

„Die [Planful]-Oberfläche ist ziemlich übersichtlich“, fügte James hinzu. „Es macht deinen Tag etwas aufregender als die alten Tools, die nicht so visuell ansprechend sind; das zählt.“

Ten verlässt sich außerdem stark auf die breitere Planful-Community, Planful Engage, um neue Tricks zu lernen, Best Practices zu teilen, zu netzwerken und mit Planful-Produktexperten sowie anderen Planful-Kunden in Kontakt zu treten.

„Was wir an Planful wirklich mochten, ist die Community“, sagte James. „Jeder arbeitet dort zusammen, Planful-Berater sind aktiv, und alle tauschen sich aus. So kann man mehr Potenzial aus dem Tool herausholen, was ziemlich praktisch ist.“

Mit Planful hat Ten nicht nur den Monatsabschlussprozess beschleunigt, sondern auch der Finanz- und Buchhaltungsabteilung mehr Zeit gegeben, sich auf das Geschäft zu konzentrieren.

„Alle Buchhalter erledigen ihre magischen Dinge auf der ERP-Seite“, erklärte James. „Aber dann willst du die Managementberichte erstellen, analysieren, was passiert ist, und die Bücher schneller schließen, damit du deine Zeit für wertsteigernde Aufgaben nutzen kannst. Sobald alle Informationen in [Planful] sind, ist es wirklich flexibel. Du kannst sie einfach aus verschiedenen Blickwinkeln analysieren.“

Die Microsoft-Integration von Planful hilft außerdem den Teams in Finanzen, Buchhaltung und anderen Bereichen, schneller Mehrwert zu schaffen, statt Daten anzufordern, zu sammeln, zu aggregieren und zu laden. Darüber hinaus ermöglichen integrierte Vorlagen, Automatisierung und Self-Service-Berichte dem Unternehmen, die Zeit, die früher für die Pflege komplexer Tabellenkalkulationen aufgewendet wurde, neu zu nutzen.

„Etwas wirklich Kraftvolles an Planful ist, dass die Informationen alle im System sind“, schloss James. „In Excel bricht alles zusammen, wenn du keine Konsistenz einhältst. Wir haben viel mehr wertsteigernde Berichte erstellt, die wir vorher nicht hatten, weil wir sie jetzt nicht mehr wie in Excel pflegen müssen. Das ist eines der mächtigsten Dinge: ein Tool zu haben, das Excel-basierte Berichte ersetzt.“

Kürzlich hat Ten sich mit Trintech zusammengetan, um deren Adra Suite, eine erstklassige Lösung für das Finanzabschlussmanagement, in ihre Planful-Implementierung zu integrieren. Die kombinierte Lösung wird Ten helfen, noch mehr Kontrolle und Transparenz über ihre manuellen, tabellenbasierten Abschluss- und Konsolidierungsprozesse zu gewinnen. Mit Planful und Trintech können Finanz- und Buchhaltungsabteilungen schneller arbeiten und sich auf wertschöpfende und geschäftskritische Aufgaben konzentrieren.

„Wir freuen uns darauf, bald mit dem Trintech-UK-Team zusammenzuarbeiten, um die Adra-Balancer- und Task-Manager-Module zu implementieren und so unsere Bilanzabstimmungen und Abschlussmanagement-Aufgaben zu automatisieren“, fügte James hinzu.

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