Statista optimiert mit Planful die Personalplanung sowie die Einbindung seiner Mitarbeiter und verkürzt Zykluszeiten.

Statista hilft Menschen, faktenbasierte Entscheidungen zu treffen, die unsere Gesellschaft positiv beeinflussen. Mit über 80.000 Themen bietet das Unternehmen eine umfangreiche Sammlung von Statistiken, Berichten und Insights, erarbeitet von 1.400 Fachkräften an 13 globalen Standorten. Doch nach Jahren der Finanzplanung in Spreadsheets, die fehleranfällig und zeitaufwendig war, musste eine bessere Lösung her. Mit Planful ersetzte Statista seine fehleranfälligen Planungsprozesse durch eine moderne und kollaborative Plattform für Financial Performance Management.

Statista wurde 2007 in Deutschland gegründet und entwickelte sich schnell zu einer der beliebtesten Quellen im Internet für Daten und Business Intelligence. Mehr als 18 Millionen Menschen greifen monatlich auf seine Statistiken, Berichte und Insights zurück. Doch mit dem rasanten Wachstum des Unternehmens setzten die Finance- und Accounting-Teams weiterhin auf Microsoft Excel für die Planungs- und Budgetierungsprozesse.

“Mit Excel kann man viel machen, aber es gibt auch einige Probleme”, sagt Petra Winkelmann, Teamleiterin Controlling bei Statista in Berlin. “Das größte Problem ist, sicherzustellen, dass alle wissen, wo sich die Daten befinden und dass sie verlässlich sind. Zudem fehlt es an Tools für Workflow und Zusammenarbeit, was das tägliche Steuern der Prozesse sehr umständlich macht. Es ist einfach keine gute langfristige Lösung.”

Petra erinnert sich an die Herausforderungen, die bei der Verwaltung von Informationen zur Personalplanung in Spreadsheets ohne ausreichende Sicherheits- und Zugriffskontrolle auftraten. Zudem fehlten den Spreadsheets wichtige Funktionen wie Versionierung, Berichterstattung und der Vergleich verschiedener Pläne, um Abweichungen schnell zu erkennen.

Statista prüfte drei potenzielle Lösungen für Financial Performance Management. Durch die positiven Empfehlungen von Kollegen, die bereits mit Planful gearbeitet hatten, wurde schnell klar, dass es die ideale Lösung für das Team war.

“Als wir mit Planful angefangen haben, verlief alles sehr reibungslos”, meint Petra. “Als erstes haben wir die Budget-Einheiten und die Hierarchie für die Personalplanung eingerichtet. Anschließend haben wir alle unsere Planer in der Nutzung von Planful geschult. Ich würde sagen, dass unser erster Budgetierungsprozess in Planful sehr gut lief.”

Petra fügt hinzu, dass mit Planful die Daten zur Personalplanung jetzt in einem System vereint sind und Vergleiche sich viel einfacher erstellen lassen. Das hilft auch dabei, die fünf jährlichen Re-Forecasting- und Budgetierungsprozesse des Unternehmens zu vereinfachen. Da Statista börsennotiert ist, verlässt sich das Unternehmen außerdem auf Planful für die Erstellung der Quartalsberichte.

Statista wählte Planful auch wegen der umfassenden Financial Performance Management-Plattform, die es dem Unternehmen ermöglicht, weitere Prozesse aus Spreadsheets herauszuholen, wie etwa OPEX- und Working-Capital-Planung sowie die Vertriebsplanung.

Die Verlagerung der Finanzprozesse aus Spreadsheets in eine spezialisierte Lösung für Financial Performance Management verschaffte Statista eine zentrale und einheitliche Quelle für die globale Personalplanung. Dadurch konnte das Unternehmen nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Compliance, den Datenschutz und die Zugriffskontrollen verbessern.

“Mit Planful können wir Szenarien in unserer Personalplanung in einem einzigen System erstellen, vergleichen und Berichte viel effizienter erstellen”, erklärt Petra. “Die Erstellung von Berichten dauert jetzt nur noch Minuten statt Stunden. Das ist eine enorme Zeitersparnis.”

Petra fügt hinzu: “Ein weiterer großer Vorteil von Planful ist, dass jetzt jeder, der am Planungsprozess beteiligt ist, auf die benötigten Daten zugreifen kann. Alle wissen genau, wo sie die Informationen finden können, was vorher nicht der Fall war. Da sich unsere Organisation ständig verändert, erleichtert uns das einfache Benutzer- und Rollenkonzept von Planful, Berechtigungen anzupassen und den Zugriff zu verwalten.

Durch die Nutzung der Planful-Vorlagen für die Personalplanung konnte Statista seinen Planungsprozess ebenfalls optimieren. Petra verweist auf die neu gewonnene Fähigkeit, “den Prozess zu steuern und seinen Fortschritt zu verfolgen”, während die Teams Änderungen vornehmen und Pläne weiterentwickeln. Zudem verkürzt Planful die Planungszyklen durch hilfreiche Funktionen, wie zum Beispiel die automatische Übertragung von Änderungen auf den gesamten Plan.

Statista setzt zudem auf die Funktionen von Planful zur Verwaltung mehrerer Währungen und deren Umrechnung in Euro für das abschließende Reporting und die Analyse. Neben der Zeitersparnis und der Optimierung der Planungsprozesse sieht Petra auch die immateriellen Vorteile, die Planful für die globalen Abläufe von Statista mit sich bringt, vor allem durch eine stärkere Beteiligung und mehr Verantwortung im Prozess.

“Die Nutzung von Planful hilft unseren Abteilungen, sich stärker mit dem Budget zu identifizieren, da sie aktiv in den Prozess eingebunden sind”, schildert Petra. “Sie können ihre Eingaben direkt hinterfragen und anpassen, was ihr Engagement und ihre Denkweise verbessert. Das Budget wird nicht mehr bloß vom Controlling-Team diktiert.”