Mi Hub spart 3 Tage bei Monatsabschlüssen und Konsolidierung mit Planful

Mi Hub stellt Unternehmenskleidung und Uniformen bereit und hat Niederlassungen in den USA und in UK, die unterschiedliche ERP-Systeme verwenden. Diese Konstellation zwang die Finance- und Accounting-Teams, sich auf manuelles Closing und Konsolidierung zu verlassen. Dem neuen CFO des Unternehmens war jedoch schnell klar, dass ein Upgrade nötig war. Mit intuitiver Bedienung und Kostenwirksamkeit als Hauptziele entschied sich Mi Hub für Planful, um die Abschlusszyklen zu beschleunigen und mehr Zeit für strategische Arbeit zu gewinnen.

Mi Hubs Geschäft erstreckt sich über USA und UK, wobei jede Tochtergesellschaft unterschiedliche ERP-Systeme pflegt – Microsoft Dynamics 365 in den USA und OpenLogistics in UK. Diese Systeme erfassten Daten in unterschiedlichen Formaten und mit unterschiedlichen Kontenstrukturen, was den Abschluss- und Konsolidierungsprozess erheblich verlangsamte.

„Die Daten, die aus den ERP-Systemen kamen, waren unvollständig, also mussten wir sie in Excel rekonstruieren“, erinnert sich Mark Hobbs, Leiter FP&A bei Mi Hub. „Ich habe das in einer riesigen Excel-Tabelle erledigt. Es war alles individuell angepasst, und nur ich wusste, wie es funktionierte. Ich war die einzige Schwachstelle.“

Mark benötigte mindesteins eine Woche, um die monatlichen Finanzdaten zu sammeln und zu organisieren. Erst dann konnte er mit der Zusammenstellung der Berichte für den Unternehmensvorstand beginnen. Das dauerte weitere vier bis fünf Tage. So konnten die Berichte typischerweise erst am 10. Monatstag ausgeliefert werden – vorausgesetzt, alles lief nach Plan.

„Mehrfach stimmte der Intercompany-Saldo nicht, oder wir hatten Fragen zur Versionskontrolle, oder unsere Bilanz war nicht ausgeglichen“, ergänzt Mark. „Als unser neuer CFO einstieg, sah er sofort, dass es klare Verbesserungsmöglichkeiten gab.“

Mark begann, nach einer moderneren Lösung für Mi Hubs Probleme mit manuellen Abschlüssen und Konsolidierungen zu suchen. Seine Recherchen führten Mi Hub dazu, fast ein Dutzend Anbieter zu prüfen. Doch Mi Hubs Schlüsselkriterien schränkten die Liste schnell ein.

„Einige Anbieter boten reine Accounting-Lösungen, die beim Reporting nicht gut abschnitten. Andererseits gab es auch Reportinglösungen, die versuchten, Konsolidierungen durchzuführen“, erzählt Mark. „Aber wir wollten nicht Hunderttausende für eine Lösung ausgeben. Wir brauchten einfach wirklich gute Konsolidierung, Berichterstattung und Forecasts.“

Als Mark tiefer in die einzelnen Anbieter eintauchte und Produktdemonstrationen ansah, fiel eine Lösung besonders auf.

„Ich suchte nach etwas Eleganten, etwas Intuitivem“, sagte Mark. „Es war die Benutzerfreundlichkeit von Planful, das allgemeine Layout war ziemlich einfach und nicht übermäßig kompliziert, und es hatte eine großartige Flexibilität bei der Berichterstattung.“

Mit seiner Entscheidung fiel die Wahl auf Planful, und Mi Hub begann schnell, mehrere Tage bei der monatlichen Konsolidierung zu sparen.

Mark zögerte nicht, seinen komplexen, manuellen, Excel-basierten Abschluss- und Konsolidierungsprozess auf Planful zu migrieren. Heute können die Teams in den USA und UK, nachdem sie ihre Buchungen abgeschlossen und die Saldenprüfungsdaten aus ihren alten ERP-Systemen in Planful hochgeladen haben, die konsolidierten Ergebnisse bis zum fünften Tag liefern und die vollständigen Berichte zwei Tage später.

„Wir nutzen Planful Spotlight, um unsere Berichte in Excel zu befüllen, sodass alle Berichte vorab erstellt sind und ich nur auf Aktualisieren klicken muss“, fügte Mark hinzu. „Sobald unser CFO alles überprüft hat, kann ich die Berichte und Managementberichte bis zum siebten Tag versenden. Planful spart uns jeden Monat drei Tage!“

„Unternehmen, die dort sind, wo wir vor Planful waren, sollten nicht davon ausgehen, dass der Wechsel zu einer modernen Plattform zu teuer ist. Wenn Sie einen CFO fragen, ob er bezahlen würde, um Ergebnisse drei Tage früher zu erhalten, eine Single Version of the Truth und eine stets ausgeglichene Bilanz zu haben, würde er das sicher bejahen. Auf Planful umzusteigen, ist ein absoluter No-Brainer.“

Planful liefert Mi Hub außerdem eine einzige Informationsquelle für seine globalen Finanzdaten. Wenn Fragen auftauchen oder das Managementteam spezifische Antworten auf Fragen auf Kategorie- und Produktebene, wiederkehrende versus einmalige Einnahmen oder Aufschlüsselung zwischen neuen und alten Produktlinien möchte, müssen sie keine ad-hoc Berichte in maßgeschneiderten Tabellenkalkulationen mehr erstellen. Jetzt nutzen sie einfach Planful. Das Team war so beeindruckt, dass Mark bereits die Lösungen von Planful für Planung, Forecasting, Budgetierung und mehr in Betracht zieht.

„Unser CFO ist jeden Tag in Planful, weil es alle historischen Daten, Trends und Budgets enthält – es ist unsere Wahrheit“, schloss Mark. „Vor Planful gab es zu viele Zeiten, in denen die Grundlagen unserer Finanzprozesse einfach nicht für uns funktionierten. Jetzt haben wir mit Planful alles an einem Ort. Jeder kann darauf zugreifen und es verstehen, und es ist einfach großartig.“