Mi Hub spart 3 Tage bei Monatsabschlüssen und Konsolidierungen mit Planful

Mi Hub, das Unternehmenskleidung und Uniformen bereitstellt, hat Niederlassungen in den USA und Großbritannien, die unterschiedliche ERP-Systeme verwenden. Das zwang die Finanz- und Buchhaltungsteams, sich auf manuelle Abschlüsse und Konsolidierungen zu verlassen. Der neue CFO des Unternehmens wusste jedoch, dass ein Upgrade notwendig war. Mit Intuitivität und Kostenwirksamkeit als Hauptziele wählte Mi Hub Planful, um die Abschlusszyklen zu beschleunigen und mehr Zeit für strategische Arbeiten zu gewinnen.

Mi Hubs Geschäft erstreckt sich über die USA und das UK, wobei jede Tochtergesellschaft unterschiedliche ERP-Systeme pflegt – Microsoft Dynamics 365 in den USA und OpenLogistics im UK. Diese Systeme erfassten Daten in unterschiedlichen Formaten und mit unterschiedlichen Kontenstrukturen, was den Abschluss- und Konsolidierungsprozess erheblich verlangsamte.

„Die Daten, die aus den ERPs kamen, waren unvollständig, also mussten wir sie in Excel rekonstruieren“, erinnerte sich Mark Hobbs, Leiter FP&A bei Mi Hub. „Ich machte das in einer riesigen Excel-Tabelle. Es war alles individuell angepasst, und nur ich wusste, wie es funktionierte. Ich war der einzige Schwachpunkt.“

Mark benötigte eine Woche oder mehr, um die monatlichen Finanzdaten zu sammeln und zu organisieren. Erst dann konnte er mit dem Erstellen des Berichts für den Vorstand des Unternehmens beginnen. Das dauerte weitere vier bis fünf Tage, wobei die Berichte typischerweise am 10. Tag eines jeden Monats ausgeliefert wurden – und nur, wenn alles gut lief.

„Mehrfach stimmte der Intercompany-Saldo nicht, oder wir hatten Fragen zur Versionskontrolle, oder unsere Bilanz war nicht ausgeglichen“, fügte Mark hinzu. „Als unser neuer CFO einstieg, sah er sofort, dass es eindeutig Verbesserungsmöglichkeiten gab.“

Mark begann, nach einer moderneren Lösung für Mi Hubs Probleme mit manuellen Abschlüssen und Konsolidierungen zu suchen. Seine Recherchen führten Mi Hub dazu, fast ein Dutzend Anbieter zu prüfen. Doch Mi Hubs Schlüsselkriterien schränkten die Liste schnell ein.

„Einige Anbieter waren Buchhaltungslösungen, die bei der Berichterstattung nicht gut abschnitten, während andere Berichterstattungslösungen versuchten, Konsolidierungen durchzuführen“, erklärte Mark. „Aber wir wollten nicht Hunderttausende für eine Lösung ausgeben. Wir benötigten einfach wirklich gute Konsolidierungen, Berichterstattung und Prognosen.“

Als Mark tiefer in die einzelnen Anbieter eintauchte und Produktdemonstrationen ansah, fiel eine Lösung besonders auf.

„Ich suchte nach etwas Eleganten, etwas Intuitivem“, sagte Mark. „Es war die Benutzerfreundlichkeit von Planful, das allgemeine Layout war ziemlich einfach und nicht übermäßig kompliziert, und es hatte eine großartige Flexibilität bei der Berichterstattung.“

Mit seiner Entscheidung fiel die Wahl auf Planful, und Mi Hub begann schnell, Tage aus seinen monatlichen Konsolidierungen zu sparen.

Mark zögerte nicht, seinen komplexen, manuellen, Excel-basierten Abschluss- und Konsolidierungsprozess auf Planful zu migrieren. Nun können die Teams in den USA und UK, nachdem sie ihre Buchungen abgeschlossen und die Saldenprüfungsdaten aus ihren alten ERP-Systemen in Planful hochgeladen haben, die konsolidierten Ergebnisse bis zum fünften Tag liefern und die vollständigen Berichte zwei Tage später.

„Wir nutzen Planful Spotlight, um unsere Berichte in Excel zu befüllen, sodass alle Berichte vorab erstellt sind und ich nur auf Aktualisieren klicken muss“, fügte Mark hinzu. „Sobald unser CFO alles überprüft hat, kann ich die Berichte und Managementberichte bis zum siebten Tag versenden. Planful spart uns jeden Monat drei Tage!“

„Unternehmen, die dort sind, wo wir vor Planful waren, sollten nicht annehmen, dass der Umstieg auf eine moderne Plattform zu teuer ist. Wenn Sie einen CFO fragen, ob er bezahlen würde, um Ergebnisse drei Tage früher zu erhalten, eine Version der Wahrheit und eine Bilanz, die immer ausgeglichen ist, ist es ein Kinderspiel, zu Planful zu wechseln.“

Planful gibt Mi Hub außerdem eine einzige Informationsquelle für seine globalen Finanzdaten. Wenn Fragen auftauchen oder das Managementteam spezifische Antworten auf Fragen auf Kategorie- und Produktebene, wiederkehrende versus einmalige Einnahmen oder Aufschlüsselung zwischen neuen und alten Produktlinien möchte, müssen sie keine ad-hoc Berichte in maßgeschneiderten Tabellenkalkulationen mehr erstellen. Jetzt gehen sie zu Planful. Das Team war so beeindruckt, dass Mark bereits die Lösungen von Planful für Planung, Prognosen, Budgetierung und mehr in Betracht zieht.

„Unser CFO ist jeden Tag in Planful, weil es alle historischen Daten, Trends und Budgets enthält – es ist unsere Wahrheit“, schloss Mark. „Vor Planful gab es zu viele Zeiten, in denen die Grundlagen unserer Finanzprozesse einfach nicht für uns funktionierten. Jetzt haben wir mit Planful alles an einem Ort. Jeder kann darauf zugreifen und es verstehen, und es ist einfach großartig.“