PS Logistics reduziert den monatlichen Abschluss um 80 % und erzielt Kosteneinsparungen von 2,4 Millionen US-Dollar mit Planful

Bevor PS Logistics Ende 2013 mit Planful live ging, wurden die Saldenlisten aus der McLeod-ERP-Software in Excel übertragen. Neben dem zeitaufwändigen Prozess führte die manuelle Datenübertragung zu weiteren Problemen, sobald neue Konten hinzugefügt wurden. Ein typischer monatlicher Abschluss zog sich über drei bis vier Wochen hin, während die

Jahresabschlussprüfung mit Vor-Ort-Auditoren bis zu acht Wochen dauerte.

„Wir hatten wirklich keine Zeit mehr für Analysen“, sagte Dwight Lloyd, Financial Controller bei PS Logistics.
Erschwerend kam hinzu, dass das Ziel bestand, das Geschäft bis 2018 zu verdoppeln, was die Excel-basierten Prozesse noch untragbarer machte.

„Wir hatten die Wahl, entweder viel mehr Personal einzustellen, um den Abschluss schneller zu schaffen, oder in gute Software zu investieren, die nicht nur unseren Abschluss beschleunigt, sondern uns auch operative Daten einbindet und unser Berichtswesen verbessert, damit wir proaktiver agieren können“, erklärte Lloyd.

PS Logistics bevorzugte zunächst eine On-Premises-Softwarelösung, erkannte jedoch schnell, dass dies hohe Infrastrukturkosten und zusätzlichen Wartungsaufwand für das IT-Team bedeuten würde. Eine Bewertung der cloudbasierten Planful-Plattform brachte die Wende.

Insgesamt bewertete PS Logistics zehn Lösungen, bevor die Wahl auf Planful fiel.

PS Logistics war innerhalb weniger Wochen mit Planful live und begann schnell, greifbare Vorteile zu sehen, darunter:

Schnellere Monatsabschlüsse und Audits. PS Logistics hat die Dauer seines monatlichen Abschlusses von bis zu vier Wochen auf fünf bis sieben Tage reduziert. Die externen Jahresabschlussprüfungen, die zuvor bis zu acht Wochen in Anspruch nahmen, werden jetzt außerhalb des Unternehmens in einer Woche oder weniger abgeschlossen. Die erheblichen Zeitersparnisse ermöglichen es Lloyd und seinem Team, sich auf Analysen und die Zusammenarbeit mit operativen Teams zu konzentrieren, anstatt Zeit mit langsamen, fehleranfälligen manuellen Prozessen zu verschwenden.

Einsicht in operative Berichte. Berichte, die früher Tage in der Vorbereitung benötigten, können jetzt in Minuten erstellt werden. Viele dieser Berichte kombinieren finanzielle Daten mit operativen Kennzahlen wie gefahrene Meilen pro Monat, Wartungskosten pro Meile, Auswirkungen von Leer- oder Teilladungen sowie Kosten pro eingestellten Fahrer. Diese Echtzeitdaten ermöglichen es PS Logistics, Probleme sofort zu erkennen und anzugehen.

Datenbasierte Kosteneinsparungen Dank eines robusten multidimensionalen Berichtswesens konnte PS Logistics bisher verborgene Einblicke gewinnen. Ein Beispiel: Das Team identifizierte jährliche Einsparungen von 2,4 Millionen US-Dollar, nachdem Planful-Berichte Probleme mit dem Treibstoffzuschlagsmodell aufzeigten. Außerdem wurden Diskrepanzen in den Meilendaten des ERP-Systems entdeckt, die mit GPS-Daten der Lastwagen nicht übereinstimmten, was zu erheblichen Einsparungen bei den Treibstoffkosten führte.

In Zukunft wird PS Logistics den Übergang von Excel-basierten Prozessen zu einem rollierenden Forecast vollziehen, dabei mehr und aussagekräftigere Dashboards nutzen und weiterhin Planful einsetzen, um die Effizienz und das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben.