PS Logistics verkürzt den Monatsabschluss um 80 % und erzielt Kosteneinsparungen von 2,4 Millionen US-Dollar mit Planful

Bevor PS Logistics Ende 2013 mit Planful live ging, wurden die Summen- und Saldenlisten noch manuell aus dem ERP-System (McLeod) in Excel übertragen. Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern führte auch regelmäßig zu Problemen, insbesondere wenn neue Konten hinzugefügt wurden. Ein typischer Monatsabschluss zog sich über drei bis vier Wochen hin, während der Jahresabschluss mit den vor Ort anwesenden Wirtschaftsprüfern bis zu acht Wochen in Anspruch nahm.

„Für Analysen blieb uns am Ende praktisch keine Zeit mehr“, erklärt Dwight Lloyd, Financial Controller bei PS Logistics. Erschwerend kam hinzu, dass das Unternehmen das ambitionierte Ziel verfolgte, sein Geschäft bis 2018 zu verdoppeln – ein Vorhaben, das die Excel-basierten Prozesse endgültig an ihre Grenzen brachte.

„Wir hatten zwei Optionen: Entweder wir stellen deutlich mehr Personal ein, um den Abschluss schneller zu bewältigen, oder wir investieren in eine leistungsstarke Software, die nicht nur den Abschluss beschleunigt, sondern auch operative Daten integriert und unser Reporting vorausschauender macht“, so Lloyd.

PS Logistics favorisierte zunächst eine On-Premises-Softwarelösung, erkannte jedoch schnell, dass damit hohe Infrastrukturkosten und zusätzlicher Wartungsaufwand für das IT-Team verbunden gewesen wären. Die Evaluierung der cloudbasierten Plattform von Planful erwies sich als echter Augenöffner.

Insgesamt prüfte PS Logistics zehn Lösungen, bevor die Entscheidung auf Planful fiel.

Schnellerer Monatsabschluss und Audit-Prozesse

Der Monatsabschluss, der zuvor bis zu vier Wochen in Anspruch nahm, ist nun in nur fünf bis sieben Tagen abgeschlossen. Auch der externe Jahresabschluss, der früher bis zu acht Wochen dauerte, wird heute innerhalb einer Woche – und vollständig remote – durchgeführt. Diese erhebliche Zeitersparnis ermöglicht es Dwight Lloyd und seinem Team, sich verstärkt auf Analysen und die Zusammenarbeit mit operativen Teams zu konzentrieren, anstatt Zeit mit langsamen, fehleranfälligen manuellen Prozessen zu verlieren.

Aussagekräftiges operatives Reporting

Berichte, deren Erstellung früher mehrere Tage dauerte, sind heute innerhalb weniger Minuten verfügbar. Viele dieser Berichte kombinieren Finanzdaten mit operativen Kennzahlen wie gefahrene Meilen pro Monat, Wartungskosten pro Meile, Auswirkungen von Leer- oder Teilladungen sowie Kosten pro rekrutiertem Fahrer. Diese Echtzeitdaten ermöglichen es PS Logistics, Probleme sofort zu erkennen und gezielt zu beheben.

Datenbasierte Kosteneinsparungen 

Das leistungsstarke, multidimensionale Reporting von Planful half PS Logistics dabei, bislang verborgene Potenziale zu identifizieren. Ein Beispiel: Das Team deckte mithilfe von Planful-Berichten Schwächen im Modell für Treibstoffzuschläge auf – was zu jährlichen Einsparungen in Höhe von 2,4 Millionen US-Dollar führte. Zudem wurden Abweichungen zwischen den im ERP-System erfassten Kilometerdaten und den GPS-Daten der Lkw festgestellt, was zu erheblichen Einsparungen bei den Kraftstoffkosten führte.

Blick in die Zukunft

PS Logistics löst derzeit seine Excel-basierte Budgetplanung ab und etabliert eine rollierende Forecast-Struktur. Dabei kommen immer mehr aussagekräftige Dashboards zum Einsatz. Auch künftig wird Planful eine zentrale Rolle dabei spielen, Effizienz und Wachstum im Unternehmen weiter voranzutreiben.