Grafton Group: schnelleres Reporting und mehr Raum für strategische Analysen mit Planful

Grafton verfolgt seit jeher eine Wachstumsstrategie über Zukäufe und organische Expansion mit dem Ziel, zentrale Marktanteile im Bau- und DIY-Segment zu sichern. Die Gruppe agiert in einer föderalen Struktur, die lokalen Management-Teams operative Autonomie bietet, gleichzeitig aber klare Rahmenbedingungen für Reporting und Finanzkontrolle vorgibt.

Seit der Einführung von Planful hat das Reporting-Team messbar an Effizienz gewonnen: Ad-hoc-Analysen lassen sich heute schneller umsetzen, Fragen aus Vorstand oder Geschäftsleitung zeitnah beantworten und Finanzinformationen sind einfacher zugänglich.

„Planful hat es uns ermöglicht, sämtliche Finanzdaten in einer einzigen Datenbank zu konsolidieren“, erklärt Niall Jameson, Group Reporting Lead bei Grafton. „Dadurch konnten wir Konsolidierungen beschleunigen, Berichte für den Vorstand rechtzeitig verteilen, Trends identifizieren – und echten Mehrwert für das Unternehmen schaffen.“

Ziel war es, die Konsolidierungsprozesse zu straffen und eine einheitliche Datengrundlage für Analysen zu schaffen. Die gewonnene Zeit wird heute nicht nur für gründlichere Prüfungen genutzt, sie erlaubt dem FP&A-Team auch, Trendentwicklungen frühzeitig zu erkennen, gezielte Fragen zu stellen und schneller auf Anforderungen aus dem Unternehmen zu reagieren.

„Unsere Konsolidierungen waren zwar nicht besonders komplex, aber wir mussten das Tempo erhöhen“, so Niall. „Bei der Auswahl einer passenden FP&A-Plattform war uns wichtig, dass wir ein nachvollziehbares Datenprotokoll erhalten, schneller berichten und analysieren können, sowie die Möglichkeit, diese Fähigkeiten in Zukunft auszubauen. All das mit einer benutzerfreundlichen Lösung, die vom Finance-Team selbst administriert werden kann. Wir haben 12 Anbieter geprüft und uns rasch für Planful entschieden, da die Lösung am besten zu unseren Anforderungen gepasst hat.“

Im Fokus stand von Beginn an die Nutzung der Berichtsvorlagen in Planful, ergänzt durch die Flexibilität von Spotlight für Office, um individuelle Reports für die Führungsebene zu erstellen. Die Aussicht, weniger Zeit mit Ad-hoc-Berichten zu verbringen, erhöhte zusätzlich die Attraktivität der Lösung – bei gleichzeitig kürzeren Reporting-Zyklen.

„Ich möchte eine Rolle mit Mehrwert einnehmen. Ich möchte die Daten nachvollziehen können, bevor sie dem Vorstand vorgelegt werden“, so Niall. „Dank Planful habe ich jetzt die nötige Zeit für diese tiefergehenden Analysen. Wir behalten Entwicklungen im Unternehmen besser im Blick, halten Reporting-Deadlines ein und können gleichzeitig unsere nächste Wachstumsphase mit klarer Perspektive auf internationale Expansion aktiv unterstützen.“

Die Geschwindigkeit und Flexibilität von Planful ermöglichen es Grafton, bei Bedarf schnell in historische Daten einzutauchen und zeitnah auf Anfragen zu reagieren.

Planful liefert die technologische Grundlage, um Konsolidierungen zu beschleunigen, Reporting effizienter zu gestalten und flexibel auf Ad-hoc-Anfragen und Analysen zu reagieren. Die monatliche Arbeitsbelastung konnte dabei um mehrere Tage reduziert werden. Das schafft Freiräume für Gespräche mit dem Unternehmen, wenn Fragen aufkommen.

Der beschleunigte Monatsabschluss wirkt sich direkt auf die Qualität der Reports aus. Planful unterstützt die spezifischen, monatlichen Anforderungen und Reporting-Prozess und -Methoden des Unternehmens ohne Mehraufwand und verschafft Niall und seinem Team Zeit, sich intensiver mit Ad-hoc-Anfragen und den eigentlichen Zahlen zu befassen.

„Sobald wir Planful im Einsatz hatten, waren die Fortschritte sichtbar“, sagt Niall. „Antworten, für die ich früher deutlich länger gebraucht habe, liefere ich heute in 20 bis 30 Minuten. Auch das Feedback aus unseren Geschäftsbereichen ist durchweg positiv. Ein echter Erfolg für unser Reporting-Team. Selbst der Vorstand hat sich lobend zur neuen Qualität der Berichte geäußert.“

An besonders intensiven Reporting-Tagen, wenn Daten aus den Geschäftsbereichen eingehen und die finalen Reports für das Top-Management erstellt werden, zeigt sich der Unterschied deutlich: „Mit Planful konsolidieren, prüfen und analysieren wir heute deutlich schneller innerhalb der Deadlines.“

Auch der Zugriff auf IST-Daten aus einer zentralen Quelle macht sich bezahlt. Das FP&A-Team kann Entwicklungen über längere Zeiträume hinweg nachvollziehen. schneller Ad-hoc-Analysen liefern und effizient auf neue Anforderungen reagieren. Die intuitive Bedienung von Planful ermöglicht es dem Team, die Lösung eigenständig zu steuern mit ausreichend Spielraum für weiteres Wachstum und zukünftige Akquisitionen.

„Schon zu Beginn war klar: Planful ist einfach zu bedienen“, resümiert Niall. „Die Umstellung war ein echter Fortschritt. Wir haben jetzt eine zentrale Finanzdatenbank, die uns schnelle Berichte und fundierte Trendanalysen ermöglicht. Planful hat unser Team effektiver gemacht. Wir erstellen nicht nur Reports, sondern wir verstehen, was im Unternehmen passiert, und liefern echten Mehrwert für das Unternehmen.“