ESL Gaming setzt auf Planful, um Closing und Konsolidierung zu modernisieren

Die ESL Gaming GmbH bringt Millionen Gamer und Fans auf der ganzen Welt für E-Sport-, Gaming-Turniere, Ligen und Events zusammen. Mit Sitz in Köln, Deutschland, und Büros sowie Studios weltweit wurde ESL 2022 übernommen und musste von den zuvor genutzten Tools der früheren Muttergesellschaft auf eine neue Finance- und Accounting-Lösung umsteigen. Nach Evaluierung mehrerer Optionen und mit begrenzter Zeit für den Übergang entschied sich ESL für Planful als Basis für das Financial Performance Management.

Zuvor führte ESL seine monatlichen Abschluss- und Konsolidierungsprozesse über SAP S/4HANA und IBM Cognos des Mutterunternehmens durch. Nach der Übernahme im Jahr 2022 musste ESL jedoch schnell auf eine eigene Lösung für das Financial Performance Management umsteigen.

„Wir haben uns auf die Suche nach einer neuen Lösung gemacht, weil wir uns nach mehr Effizienz gesehnt haben“, erinnert sich Julia Rausch, Group Accountant bei ESL. „Also fingen wir an, uns nach einer umfassenden Lösung umzusehen, die wir für Konsolidierung und Controlling einsetzen konnten.“

ESL stellte ein funktionsübergreifendes Team zusammen, um potenzielle Lösungen zu evaluieren; an der Auswahl waren unter anderem Accounting und IT beteiligt. Zu den wichtigsten Auswahlkriterien gehörten Flexibilität, um den speziellen Anforderungen von ESL gerecht zu werden, eine intuitive Plattform für eine schnelle Implementierung und die Möglichkeit, dass die Finance- und Accounting-Teams die gesamte Lösung mit minimaler IT-Unterstützung verwalten konnten. Ebenfalls entscheidend waren die Reaktionsfähigkeit des Anbieters, seine Bereitschaft, die Bedürfnisse des Unternehmens kennenzulernen, und die Unterstützung bei Rückfragen von ESL.

Nach der Bewertung mehrerer anderer Lösungen entschied sich ESL für Planful aufgrund der Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und der Tatsache, dass die Plattform mit minimaler externer Unterstützung betrieben werden konnte.

„Was bei Planful besonders auffiel, war, wie flexibel und anpassbar es war“, erklärt Julia. „Andere Systeme waren ziemlich starr und unflexibel und zwangen uns dazu, die vorhandenen Berichte zu nutzen. Planful war deutlich benutzerfreundlicher.“

Julia fügt hinzu, dass sich das Auswahlteam auch beim Arbeiten mit dem Implementierungsteam von Planful wohl und sicher fühlte, basierend auf den Erfahrungen während des Auswahlprozesses.

„Vom Planful-Team haben wir bei Fragen immer schnell eine gute, detaillierte Antwort erhalten“, ergänzte Julia. „Bei anderen Anbietern war die Qualität der Antworten nicht so gut.“

Sobald sich Julia und ihr Team für Planful entschieden hatten, ging ESL zügig ans Werk, da der Zugang zur bisherigen Abschluss- und Konsolidierungssoftware in wenigen Monaten auslaufen sollte. In einer Implementierung, die weniger als ein Quartal dauerte und von Julia als „reibungslos“ beschrieben wird, lud ESL seine IST-Daten in Planful, arbeitete mit dem Implementierungsteam von Planful zusammen, um komplexe Währungsbuchungen zu verwalten, und übertrug die Buchungshierarchien aus Cognos problemlos nach Planful.

„Wir haben während des Umstiegs auf Planful keine einzige Reporting-Deadline verpasst, weil der Projekterfolg im Mittelpunkt stand“, sagt Julia. „Immer, wenn wir Unterstützung gebraucht haben, haben wir eine schnelle Reaktion von Planful erhalten. Bei derartigen Projekten ist man immer gespannt, ob die hohe Aufmerksamkeit aus dem Verkaufsprozess auch als Kunde anhält. Das Planful-Team hat definitiv bewiesen, dass es genauso reaktionsschnell ist, selbst heute noch.“

Mehr als zwei Jahre nach der Entscheidung für Planful profitiert ESL weiterhin von beschleunigten Monatsabschlüssen. Der Umstieg auf Planful eröffnete zudem Möglichkeiten für Prozessverbesserungen und den Einsatz von Planful-Automatisierungen, um das monatliche Reporting zu beschleunigen, den Datentransfer zu verbessern und Compliance-Audits zu erleichtern.

„Früher haben wir die konsolidierten Zahlen am neunten Arbeitstag geliefert – mit Planful berichten wir bereits an Tag fünf“, erzählt Julia. „Das Erstellen der Managementberichte für die Bilanz, GuV, Cashflow-Statement und Eigenkapitalveränderungsrechnung dauert jetzt nur noch einen Tag – früher waren es drei Tage. Auch unser monatliches Reporting können wir jetzt an nur einem Tag erledigen, was großartig ist. Mit Cognos dauerte es länger und war ziemlich fehleranfällig.“

Julia fügt hinzu, dass die Datentransfers zwischen den SAP- und NetSuite-Systemen von ESL und Planful ebenfalls extrem schnell sind, da nur zwei Klicks nötig sind, um die Daten innerhalb von Minuten zu übertragen. Für Audits wurden spezifische Datentemplates und benutzerdefinierte Unternehmenskodes für Eliminierungsbuchungen implementiert, um den Konsolidierungsprozess für die Prüfer zu vereinfachen. Die automatisierten Audit-Trails von Planful ermöglichen es ESL, Berichte zu allen Buchungssätzen bereitzustellen, sodass Prüfer einen klaren Überblick über Konsolidierungen, Eliminierungen und mehr erhalten.

Heute arbeitet ESL mit Planfuls flexibler, intuitiver und von der Finanzabteilung verwalteter Financial Performance Management-Lösung, während das Unternehmen nach weiteren Möglichkeiten für Wachstum und Agilität Ausschau hält.

„Planful wird uns sehr helfen, wenn wir Anpassungen an Hierarchiestrukturen vornehmen müssen oder – wie wir es bereits in Betracht ziehen – bei der Änderung oder Aktualisierung unseres Kontenplans“, fügt Julia hinzu. „Unsere bisherige Erfahrung war großartig. Wir sind sehr zufrieden, dass wir uns für Planful entschieden haben – vor allem, weil wir so schnell berichten und autonom handeln können, wenn wir Änderungen vornehmen müssen.“