CloudMargin ermöglicht seinem Finance-Team, mehr Wert zu schaffen und mehr Szenarien mithilfe von Planful zu analysieren.

CloudMargin gehört zu den am schnellsten wachsenden Unternehmen im Fintech-Sektor. Mit der Expansion wuchs der Druck auf die Finanzabteilung. Obwohl das Unternehmen offensichtlich von tieferen finanziellen Insights und einer agilen Was-wäre-wenn-Planung profitiert hätte, hinderte die Abhängigkeit von manueller Datenerfassung und Tabellenkalkulationen die Finanzabteilung daran, die Geschichte hinter den Zahlen zu ergründen. Man stand also vor der Entscheidung, entweder das Team zu erweitern oder die Arbeitsweise der Finanzabteilung zu modernisieren.

„Wir waren stark auf Spreadsheets für die Berichterstattung angewiesen“, erklärt Ben Blake, Financial Controller bei CloudMargin. „Die benötigten Daten lagen in unserem CRM-System und der Online-Plattform für Accounting. Daher war viel manuelle Arbeit und Zeit notwendig, um all diese Informationen zusammenzutragen und zu überprüfen. Und das war keine einmalige Aufgabe – wir mussten jeden Monat von vorne anfangen.“

Was Ben und sein Team fehlte, war eine Single Source of Truth, die automatisch mit Daten aus dem Unternehmen aktualisiert wurde. Dadurch würde das Team mehr Zeit für die Analyse und Szenarioplanung haben und gleichzeitig die Erstellung von Berichten und Präsentationen in Microsoft Office beschleunigen.

Doch die Zeit drängte: CloudMargin hatte nur wenige Monate bis zum Beginn des jährlichen Budgetierungsprozesses, sodass ein etwaiges neues System schnell bereitgestellt und in Gebrauch sein musste.

„Uns fehlte die Zeit, die Daten zu analysieren, weil das Sammeln und Aufbereiten uns so in Beschlag nahm“, sagte Ben. „Das war weder eine spannende Aufgabe noch ein sinnvoller Einsatz unserer Zeit.“

Mit dem Zeitdruck brauchte CloudMargin eine moderne Lösung, anstatt einfach nur das Finanzteam zu erweitern. Sobald Ben und sein Team von Planfuls Cloud-basierter Lösung erfuhren, die alle Anforderungen an Automatisierung und FP&A-Funktionen erfüllte, legten sie los. In nur 12 Wochen implementierte CloudMargin Planful und integrierte es sowohl mit seinem CRM-System als auch mit der Online-Plattform für Accounting – und das alles rechtzeitig vor Beginn des neuen Budgetjahres.

„Wir sind ein kleines Team, deshalb wollte ich das System in- und auswendig kennenlernen. Ich habe beim Onboarding mitgeholfen und Planful vom ersten Tag an genutzt. Die intuitive Benutzeroberfläche von Planful war sehr hilfreich, und wir konnten sofort nach dem Start Berichte erstellen, unsere GuV und Cashflows erstellen und unsere finanzielle Leistung analysieren.“

Durch den Einsatz von Planful für Budgetierung, Konsolidierung, Modellierung, Reporting und Personalplanung kann CloudMargin heute mit nur einem Klick aktuelle Daten erfassen und diese in einem einzigen System bereitstellen. Das beschleunigt die monatlichen Abschlüsse und die Konsolidierung. So hat das Finance-Team Zeit, Trends zu untersuchen, die Geschichten hinter den Zahlen zu verstehen und dem Unternehmen zu helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.

„Mit Planful verlagert sich meine Rolle von der Verarbeitung von Informationen auf die Wertschöpfung aus diesen Informationen“, sagt Ben. „Für unsere Führungskräfte war es außerdem wichtig, Was-wäre-wenn-Szenarien zu erstellen, und das war in Tabellenkalkulationen mühsam. Wir konnten nicht einfach auf historische Informationen zugreifen, konnten die Auswirkungen eines Szenarios auf unsere Cash-Position nicht leicht erkennen und konnten nicht bestimmen, wie sich verschiedene Was-wäre-wenn-Szenarien auf das Geschäft auswirken würden.“

Doch Planful ermöglichte einen nahtlosen Zugriff auf die benötigten Daten, indem es Boomi für die Cloud-basierte Integration zwischen Planful, dem CRM und der Online-Plattform für Accounting einsetzte. Die Integration automatisierte den Datenfluss zwischen den Lösungen und machte Planful zur einzigen Quelle der Wahrheit, einschließlich historischer Daten. Neben den Daten entschied sich CloudMargin auch für Spotlight für Planful, um Berichte und Präsentationen zu erleichtern.

Durch den Wegfall der manuellen Datenerfassung und -konsolidierung konnte Planful CloudMargin mindestens einen Tag pro Monat für die Analyse und Modellierung zur Verfügung stellen. Außerdem wurde Ben ein großer Teil der taktischen Frustration abgenommen, was ihm dabei half, sich auf eine wertschöpfende Rolle zu konzentrieren.

„Das Sammeln und Verarbeiten der Daten für den Monatsabschluss hätte sonst Stunden gedauert, aber mit Planful ist das jetzt in wenigen Minuten erledigt“, sagt Ben. „Damit sparen wir etwa einen Tag pro Monat. Diese Zeit können wir nutzen, um Trends zu analysieren, unsere Entscheidungsträger zu informieren und dem Unternehmen einen größeren Mehrwert zu bieten.“

Planful bietet CloudMargin auch neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit, stellt die erforderliche Sicherheits- und Backup-Infrastruktur bereit und beschleunigt den Workflow für die Berichterstattung. Bei letzterem verlässt sich das Team jetzt auf Spotlight for Office, um schnellere und umfassendere Berichte für die Unternehmensführung zu erstellen.

„Die Integration von Planful in Microsoft Office war für uns von großer Bedeutung“, fügt Ben hinzu. „Mit unseren Finanzdaten in Planful können wir Excel-Berichte und PowerPoint-Präsentationen mit nur einem Mausklick schnell aktualisieren.“

Ein Großteil der durch Planful gewonnenen Zeit wird in die von CloudMargin dringend benötigten Szenario- und Was-wäre-wenn-Analysen gesteckt, um dann noch tiefer in die Analyse einzusteigen und kritische Fragen zu stellen und zu beantworten. Vor dem Einsatz von Planful hatten sie zwar wenig Zeit für Was-wäre-wenn-Analysen, aber die Zeit, die sie hatten, wurde für die Bearbeitung umfangreicher Tabellenkalkulationen und das Warten auf Neuberechnungen verwendet.

„Wir nannten unsere Szenario-Tabelle ‘Die Bestie’, weil sie so langsam war und es Minuten dauerte, bis eine Änderung vorgenommen wurde, um die gesamte Tabelle zu aktualisieren“, erinnert sich Ben. „Jetzt geht es fast sofort. Wir können problemlos ein Szenario mit mehreren vergleichen, neue Was-wäre-wenn-Analysen durchführen, historische Trends berücksichtigen und die Fragen des Unternehmens beantworten. Mit Planful können wir neue Szenarien entwerfen, und wenn wir Änderungen vornehmen, fließen diese sofort in das System ein, und man kann sie leicht mit früheren Szenarien vergleichen. Egal, ob es um Personalplanung, Budgets oder andere Dinge geht, die einfache Erstellung neuer Szenarien in Planful ist einfach genial.“

Planful ermöglicht es uns, neue Szenarien schnell zu erstellen, und wenn wir Änderungen vornehmen, fließen diese sofort durch, sodass wir sie leicht mit vorherigen Szenarien vergleichen können. Egal, ob es um Personalplanung, Budgets oder etwas anderes geht, die Leichtigkeit, neue Szenarien in Planful zu erstellen, ist einfach genial.“

Diese kombinierte Leistung und die durch Planful gewonnene Zeit ermöglichen es Ben, sich mehr darauf zu konzentrieren, die Zahlen zu verstehen, zu erklären und Chancen zu erkennen.