CloudMargin ermöglicht es der Finanzabteilung, mehr Wert zu schaffen und mehr Szenarien mithilfe von Planful zu analysieren.

CloudMargin gehört zu den am schnellsten wachsenden Unternehmen im Fintech-Sektor. Mit der Expansion spürte die Finanzabteilung den Druck. Während das Unternehmen offensichtlich von tiefergehenden finanziellen Einblicken und reaktionsfähigerer Was-wäre-wenn-Planung profitieren würde, hielt eine Abhängigkeit von manueller Datensammlung und spreadsheet-gesteuerten Prozessen die Finanzabteilung davon ab, die Geschichte hinter den Zahlen zu ergründen. Also standen sie vor der Entscheidung: Entweder das Team erweitern oder die Arbeitsweise der Finanzabteilung modernisieren.

„Wir waren stark auf Spreadsheets für die Berichterstattung angewiesen“, erklärte Ben Blake, Financial Controller bei CloudMargin. „Die benötigten Daten waren in unserem CRM und der Online-Buchhaltungsplattform, daher war es eine sehr manuelle und zeitaufwändige Aufgabe, all diese Informationen zusammenzutragen und zu überprüfen. Und das war nicht nur eine einmalige Aufgabe; wir mussten jeden Monat von vorne anfangen.“

Was Ben und sein Team brauchten, war eine einzige Quelle der Wahrheit, die automatisch mit Daten aus dem Unternehmen aktualisiert wurde. Das hätte wertvolle Verarbeitungszeit freigesetzt, die das Team für Analysen und Szenarioplanung nutzen konnte, während auch die Erstellung von Berichten und Präsentationen in Microsoft Office beschleunigt worden wäre.

Doch die Zeit drängte: CloudMargin hatte nur wenige Monate bis zum Beginn des jährlichen Budgetierungsprozesses, sodass jedes neue System schnell bereitgestellt und in Gebrauch sein musste.

„Wir brauchten Zeit, um Informationen zu analysieren, nicht nur um sie zu verarbeiten“, sagte Ben. „Das ist nicht ansprechende Arbeit und nicht sinnvoll.“

Mit dem Zeitdruck brauchte CloudMargin eine technologische Lösung, anstatt einfach nur das Finanzteam zu erweitern. Sobald Ben und sein Team herausfanden, dass Planful eine cloudbasierte Lösung bot, die alle Anforderungen an Automatisierung und FP&A-Funktionen erfüllte, legten sie los. In nur 12 Wochen implementierte CloudMargin Planful und integrierte es sowohl mit ihrem CRM als auch mit der Online-Buchhaltungsplattform – und das rechtzeitig vor Beginn des neuen Budgetjahres.

„Planful hat alles gemacht, was wir brauchten“, erinnerte sich Ben. „Wir sind ein kleines Team, also wollte ich das System von Grund auf lernen. Ich half beim Onboarding und nutzte Planful ab dem ersten Tag. Die intuitive Benutzeroberfläche von Planful half dabei, und wir waren bereit, Berichte zu erstellen, unsere Gewinn- und Verlustrechnung, Cashflows zu produzieren und unsere finanzielle Leistung sofort nach dem Start zu analysieren.“

Mit Planful für Budgetierung, Konsolidierungen, Modellierung, Berichterstattung und Personalplanung konnte CloudMargin jetzt aktuelle Daten mit nur einem Klick sammeln und hatte alles in einem einzigen System. Das beschleunigte den monatlichen Abschluss und die Konsolidierungen, sodass die Finanzabteilung Zeit hatte, Trends zu erkunden, die Geschichten hinter den Zahlen zu verstehen und dem Unternehmen zu helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.

„Planful verschiebt meine Rolle von der Verarbeitung von Informationen hin zur Wertschöpfung aus diesen Informationen“, sagte Ben. „Was unserer Führung ebenfalls wichtig war, war das Ausführen von Was-wäre-wenn-Szenarien, und das war mit Spreadsheets problematisch. Wir konnten nicht leicht auf historische Informationen zugreifen, konnten nicht sehen, wie sich ein Szenario auf unsere Cash-Position auswirkt, und konnten nicht bestimmen, wie verschiedene Was-wäre-wenn-Szenarien das Unternehmen beeinflussen würden.“

Aber Planful ermöglichte nahtlosen Zugriff auf die erforderlichen Daten mithilfe von Boomi für die cloudbasierte Integration zwischen Planful, ihrem CRM und der Online-Buchhaltungsplattform. Die Integration automatisierte den Datenfluss zwischen den Lösungen und machte Planful zur einzigen Quelle der Wahrheit, einschließlich historischer Daten. Darüber hinaus wählte CloudMargin auch Spotlight für Planful, um Berichterstattung und Präsentationen zu erleichtern.

Durch die Beseitigung der manuellen Datensammlung und Konsolidierungsanstrengungen eröffnete Planful CloudMargin mindestens einen Tag pro Monat für Analysen und Modellierung. Es entfernte auch einen Großteil der taktischen Frustration von Bens Tisch, was ihm half, sich auf eine wertschöpfendere Rolle zu konzentrieren.

„Die Sammlung und Verarbeitung der Daten für den monatlichen Abschluss dauerte Stunden, aber jetzt dauert es mit Planful nur Minuten“, sagte Ben. „Das spart uns etwa einen Tag im Monat. Diese Zeit nutzen wir jetzt, um Trends zu analysieren, unsere Entscheidungsträger zu informieren und dem Unternehmen mehr Wert zu bieten.“

Planful gibt CloudMargin auch neuartige Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, liefert die erforderliche Sicherheit und Backup-Infrastruktur und beschleunigt ihren Berichterstattungsworkflow. Für letzteres verlässt sich das Team jetzt auf Spotlight für Office, um schnellere, umfassendere Berichte für die Unternehmensführung zu erstellen.

„Die Integration von Planful mit Microsoft Office war ein wichtiger Punkt für uns“, fügte Ben hinzu. „Mit unseren Finanzdaten in Planful können wir Excel-Berichte und PowerPoint-Präsentationen mit nur einem Klick schnell aktualisieren.“

Ein Großteil der Zeitersparnis durch die Nutzung von Planful wird in die dringend benötigte Szenario- und Was-wäre-wenn-Analyse investiert, und dann wird noch tiefer in die Analyse eingetaucht, um kritische Fragen zu stellen und zu beantworten. Und während sie vor Planful wenig Zeit für Was-wäre-wenn-Szenarien hatten, wurde die Zeit, die sie hatten, damit verbracht, riesige Spreadsheets zu manipulieren und auf Neuberechnungen zu warten.

„Wir nannten unser Szenario-Spreadsheet ‚Das Biest‘, weil es so langsam war, und eine Änderung dauerte Minuten, um das gesamte Spreadsheet zu aktualisieren“, erinnerte sich Ben. „Jetzt ist es fast augenblicklich. Wir können leicht eins zu vielen Szenarien vergleichen, neue Was-wäre-wenn-Analysen durchführen, historische Trends einbeziehen und die Fragen beantworten, die das Unternehmen stellt.

Planful ermöglicht es uns, neue Szenarien schnell zu erstellen, und wenn wir Änderungen vornehmen, fließen diese sofort durch, sodass wir sie leicht mit vorherigen Szenarien vergleichen können. Egal, ob es um Personalplanung, Budgets oder etwas anderes geht, die Leichtigkeit, neue Szenarien in Planful zu erstellen, ist einfach genial.“

Diese kombinierte Leistungsfähigkeit und die durch Planful gewonnene Zeit ermöglichen es Ben, mehr von seiner Energie darauf zu verwenden, die Zahlen zu verstehen, zu erklären und Chancen zu finden.