Best Practices für Finance Transformation zur Schaffung von Mehrwert und Kostensenkung

Wir kennen alle das Motto „Wenn’s nicht kaputt ist, repariere es nicht“. Aber genau diese Einstellung hat dafür gesorgt, dass veraltete Finanzberichterstattungssysteme und Prozesse seit Jahrzehnten als „Best Practices“ in der Finanzwelt gelten.

Die Herausforderung zu wissen, welche Finanzdaten gesammelt werden müssen, wie man sie sammelt und wie man daraus nutzbare Erkenntnisse gewinnt, schreckt Unternehmen immer noch davon ab, sich mit Finance Transformation zu beschäftigen.

Bleibst du bei den alten Methoden, fehlt deinem Entscheidungsprozess der Vorsprung, den deine fortschrittlicheren Wettbewerber bereits haben. Die gute Nachricht ist: Der erste Schritt zu besseren Erkenntnissen ist, zu erkennen, dass du eine digitale Finanztransformation brauchst.

Wie kannst du starten? Orientiere dich an Unternehmen, die bereits eine Finance Transformation durchlaufen haben, ihre veralteten Systeme ersetzt haben und dadurch Geschäftskosten gesenkt und die Prognosegenauigkeit erhöht haben.

Wenn sie erfolgreich umgesetzt wird, schafft die Finance Transformation Mehrwert und senkt die Betriebskosten. Denn bessere Informationen – wie eine genauere Prognose der Versorgungskosten – führen zu besseren strategischen Entscheidungen.

Wenn die gewonnenen Erkenntnisse genutzt werden, um Prozesse zu verbessern, wird dein Finanzteam und dein Unternehmen effizienter. Ein effizienteres Finanzteam kann dann die Betriebskosten senken und die Rentabilität deines Unternehmens steigern.

Eine erfolgreiche Finance Transformation stärkt dein Team und reduziert die Abhängigkeit von manuellen, veralteten und wenig wertschöpfenden Prozessen. Aus unserer Erfahrung mit Hunderten von Kunden haben wir sieben Schritte für eine vollständige Finance Transformation identifiziert:

1. Integriere dein ERP- und EPM-System für Skalierbarkeit bei Transaktionsverarbeitung und Budgetierung.

Effizienz in der Transaktionsverarbeitung und Berichterstattung erreichst du durch Standardisierung deiner Enterprise-Resource-Planning (ERP)- und Enterprise-Performance-Management (EPM)-Systeme.

Eine Software-Integration verknüpft diese Systeme besser für das Unternehmenswachstum. Ohne Integration arbeiten ERP und EPM oft unabhängig voneinander, was zu Unklarheiten und verschiedenen “Wahrheiten” führt.

2. Reduziere die Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen für Finanzplanung und Berichterstattung.
Excel ist zwar mächtig, aber seine flexible Natur eignet sich nicht ideal, um tiefe Verbindungen zwischen Business und Finance zu schaffen.

Es fehlen Kollaborations- und Echtzeit-Kommunikationsfunktionen, was zu Sicherheits- und Genauigkeitsrisiken bei Plänen und Berichten führt. Ein cloudbasiertes EPM-System hält alle Daten organisiert und spart dir Zeit.

3. Vereinfache den jährlichen Budgetierungsprozess.

Budgetierung sollte nicht zu langen Nächten oder untragbaren Belastungen für das Finanzteam führen. Verwende ein cloudbasiertes EPM-System, das auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Ein solches System sammelt und validiert die notwendigen Informationen automatisch und bietet teamübergreifende Zusammenarbeit für eine schnellere Budgetierung.

4. Führe rollierende Forecasts ein, um Budgetannahmen regelmäßig zu aktualisieren.

Ein statisches Budget funktioniert nur bei konstanten, wenig volatilen Unternehmen, die selten sind.

Rollierende Forecasts sind effektiver, da sie neue Chancen oder Risiken widerspiegeln und bessere Entscheidungen ermöglichen. Zudem gibt es deinem Finanzteam die Zeit, die Partnerschaften im Unternehmen weiter zu stärken.

5. Nutze Self-Service-Berichterstattung.

Am Ende jeder Periode wird oft viel Zeit für Ad-hoc-Analysen aufgewendet, da die Daten aus verschiedenen Quellen gesammelt werden müssen.

Gib den Nutzern die Möglichkeit, selbst formatierte Berichte zu erstellen und Trends zu erkennen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

So spart sich dein FP&A-Team wiederholte Anfragen, und beide Seiten gewinnen Zeit.

6. Automatisiere und beschleunige den Finanzabschluss und die Berichterstattung.

Traditionell basierte das operative Modell eines Finanzteams auf manuellen Aufgaben. Durch die Automatisierung bestimmter Prozesse, wie z. B. die Kategorisierung von Posten, erhöhst du die Genauigkeit von Berichten und Daten.

Während des Finanzabschlusses verschafft die Automatisierung deinem Team mehr Zeit, die Performance zu analysieren und genaue Daten für die Geschäftsleitung bereitzustellen.

7. Verlagere Zeit von niederen zu wertschöpfenden Aktivitäten.

Finanzteams, die auf traditionelle Datenmetriken für Analysen umstellen, gewinnen wertvolle Erkenntnisse, die zukünftige Geschäftsentscheidungen beeinflussen.

Typische Finanzkennzahlen wie Lieferantenzahlungen oder die Gesamtanzahl der Rechnungen fügen dem Unternehmen keinen wirklichen Mehrwert hinzu. Analytics-basierte Lösungen geben diesen Daten jedoch Wert, indem sie aus einzelnen Punkten nützliche Erkenntnisse für Entscheidungen gewinnen.

Eine erfolgreiche Finance Transformation wird einfacher, wenn du die möglichen Herausforderungen kennst und Best Practices zur Hand hast, um sie zu meistern. Jede Transformation verläuft unterschiedlich, aber es gibt Strategien, um gängige Hindernisse zu überwinden.

1. Unstimmigkeiten zwischen Stakeholdern, Geschäftspartnern und Finanzverantwortlichen. Stelle sicher, dass du die Situation aus einer kommunikationsorientierten Perspektive angehst, damit sich jeder gehört fühlt und alle Parteien sich auf die Ziele der Transformation einigen können. Es ist wichtig, dass alle verstehen, was die Transformation bezwecken soll und was nicht – zum Beispiel, ob es ums Geldsparen oder die Modernisierung der Technologie geht.

Viele Vertriebsteams nutzen moderne Technologien und hochwertige Materialien, um Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen. Marketingteams setzen auf die neuesten digitalen Kanäle, um die Markenbekanntheit zu stärken.

Zwei Kunden von Planful zeigen perfekte Beispiele dafür, wie Unternehmen große Fortschritte bei ihren Finance-Transformation-Initiativen gemacht haben: Latham Pool Products und Room and Board.

Möchtest du mehr Einblicke in die besten Finance-Praktiken erhalten, die du nutzen kannst, um die Transformation deines Unternehmens zu beschleunigen? Melde dich bei uns – wir helfen dir gerne weiter.