Die wachsende Angst vor Excel und die Suche nach einem Excel-Ersatz

In den letzten 30 Jahren war Excel ein integraler Bestandteil von Unternehmen weltweit.

Es wurde zur Grundlage zahlloser Geschäftsprozesse und unterstützte bei Berechnungen, finanziellen Aufgaben, IT-Projekten, Marketing und vielem mehr. Kein Wunder, dass Excel von Anfang an ein großer Erfolg war.

Mit seiner Fähigkeit, mathematische Gleichungen zu verarbeiten, Daten attraktiv und übersichtlich zu speichern und zu organisieren sowie eine Vielzahl von „Was-wäre-wenn“-Szenarien zu erstellen, hat Microsoft Excel lange Zeit eine entscheidende Funktion in Unternehmen erfüllt. Dennoch bewegen sich viele Unternehmen heute weg von Excel und suchen nach anderen, moderneren Technologien.

Excel ist eine komplexe, veraltete Lösung für das Finanzleistungsmanagement.

Ein Hauptgrund, warum Unternehmen sich von Excel abwenden, ist seine komplexe Natur.

1. Excel ist fehleranfällig. Beim manuellen Eingeben von Daten besteht immer die Möglichkeit von Fehlern.Leider können selbst kleine Fehler, insbesondere im Finanzbereich, erhebliche Auswirkungen haben.
2. Excel bietet geringe Transparenz. Transparenz ist entscheidend, um Fehler in Tabellenkalkulationen zu erkennen. Viele Excel-Fehler bleiben vermutlich unbemerkt, weil die Sichtbarkeit im eindimensionalen Framework von Excel schlecht ist.
3. Excel ist mühsam. Obwohl Excel die Möglichkeit bietet, Gleichungen zu berechnen, „Was-wäre-wenn“-Szenarien zu modellieren und bei anderen komplexen Finanzaufgaben zu helfen, geschieht dies auf eine langwierige und mühsame Weise. Es erfordert viel manuelle Dateneingabe, die unglaublich zeitaufwändig ist und oft mehr Ärger bereitet, als sie wert ist.

Excel-Dokumente können schwer zu organisieren und zu teilen sein. Wenn es darum geht, Daten zusammenzustellen, muss man sich durch unzählige Tabellenkalkulationen arbeiten, um das Gesuchte zu finden.

Es ist außerdem unübersichtlich und schwer zu verstehen. Formeln können schwierig zu lesen sein, die Formatierung ist oft willkürlich, die zahlreichen Tabs führen zu endloser Verwirrung, und die erstellten Diagramme können irreführend und unattraktiv sein.

Auch wenn einige dieser Punkte auf den ersten Blick geringfügig erscheinen mögen, tragen sie alle dazu bei, einen Finanzprozess zu schaffen, der frustrierend und ineffizient ist.

Wenden sich Unternehmen wirklich von Excel ab?

Bereits 2016 berichtete das Enterprise Times, dass etwa 60 % der Unternehmen in den USA weiterhin auf Excel-Tabellenkalkulationen angewiesen sind, während 21 % zu anderen Tabellenkalkulationslösungen übergehen.

Diese Aussage gilt auch heute noch, da etwa 76 % der offenen FP&A-Stellen in den USA Kandidaten mit fortgeschrittenen Excel-Kenntnissen suchen.

Auf Basis dieser Statistik könnte man annehmen, dass Excel weiterhin eine starke Option auf dem Markt ist. In Wirklichkeit spüren jedoch die meisten Unternehmen, unabhängig von der Branche, die Einschränkungen von Excel. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen aus reiner Gewohnheit weiterhin darauf.

Es ist jedoch möglich, eine robustere Lösung einzuführen. Planfuls Spotlight for Microsoft Office integriert sich in Excel und bietet sofortigen Zugriff auf präzise Daten für das Finanzleistungsmanagement – und kombiniert so das Beste aus beiden Welten.

Spotlight ermöglicht es Nutzern, spontane Fragen zu beantworten und schnell Ad-hoc-Berichte sowie Managementpräsentationen zu erstellen. Da die Daten direkt aus Planful stammen, entfällt die zeitaufwändige Validierung und manuelle Konsolidierung, wodurch das Fehlerrisiko reduziert wird.

Gravierende Excel-Tabellenfehler, die Unternehmen in Angst versetzen

Das steigende finanzielle Risiko könnte der Hauptgrund sein, warum Unternehmen Excel für Unternehmensprozesse zunehmend den Rücken kehren.

Zahlreiche Unternehmen sind fatalen Fehlern in Excel-Tabellen zum Opfer gefallen, die ihre Finanzen ruiniert haben. Ein besonders peinlicher und kostspieliger Fehler ereignete sich beim Magellan Fund von Fidelity.

Man schätzte, dass ein Gewinn von etwa 4,32 USD pro Aktie erzielt würde, was sich später als falsch herausstellte. Beim Eingeben der Zahlen in Excel vergaß der Buchhalter das Minuszeichen bei einem Nettoverlust von insgesamt 1,3 Milliarden USD, wodurch der Wert pro Aktie massiv überschätzt wurde.

TransAlta erlitt einen vergleichsweise kleinen Fehler in Microsoft Excel, der jedoch Verluste von über 24 Millionen USD verursachte. Der teure Fehler konnte auf einen einfachen Kopieren-und-Einfügen-Fehler in Excel zurückgeführt werden, aber dieser winzige Fehler kostete sie eine enorme Menge Kapital. Das ist das Hauptproblem mit Tabellenkalkulationen.

Fazit: Menschen sind anfällig für manuelle Fehler, und selbst der kleinste Fehler in einer Tabellenkalkulation kann sich erheblich auf die Finanzen auswirken.

Modernes Finanzleistungsmanagement erfordert eine moderne Lösung.

Jeder CFO möchte finanzielle Prozesse so effizient und genau wie möglich bewältigen. Vielleicht ist das der Grund, warum viele CFOs nach einer Alternative zu Microsoft Excel suchen.

Laut Robert Gothan, CEO und Gründer von Accountagility, haben vier von fünf CFOs Probleme mit ihren Budget-Tabellenkalkulationen angegeben, was besorgniserregend ist und darauf hinweist, dass erhebliche Änderungen erforderlich sind. Er stellt auch fest, dass ein Hauptproblem mit Tabellenkalkulationen darin besteht, dass Unternehmen nicht genügend Zeit mit der Überprüfung der erstellten Daten verbringen. Dies ist vielleicht der Hauptgrund, warum so viele Fehler unentdeckt bleiben.

Es gibt heute unzählige Variablen, die früher nicht so verbreitet waren und die finanzielle Planung zunehmend herausfordernder machen. Heute gibt es mehr staatliche Vorschriften und Aufsicht, eine gestiegene Nachfrage nach Handel, die komplexe Währungsumrechnungen mit sich bringt, eine ständig schwankende Wirtschaft, und der Markt ist anspruchsvoller denn je.

Diese zusätzlichen Variablen setzen Unternehmen unter Druck, sodass das Finanzmanagement immer herausfordernder wird. Aus diesem Grund suchen viele Unternehmen nach verbesserten Methoden, um finanzielle Zuweisungen effizient und genau zu steuern.

Planful: Deine Excel-Ersatzlösung

Während Excel nicht vollständig verschwinden wird, da es immer noch verschiedene wesentliche Funktionen für Unternehmen bietet, verlässt es zumindest die Welt der Finanzen, was schon lange vorhergesagt wurde.

Es ist klar, dass Excel einfach nicht die Lösung bietet, die viele moderne Unternehmen benötigen. Stattdessen müssen Unternehmen mehr auf Softwareanwendungen angewiesen sein, die Agilität und Genauigkeit verbessern.

Mit einer cloudbasierten Lösung für das Finanzleistungsmanagement (FPM) wie Planful können Unternehmen viele der Fallen von Excel vermeiden und es dennoch als Front-End für Berichterstattung, Analyse und Dateneingabe nutzen.

Die Cloud bietet eine einzige Plattform zur Verwaltung finanzieller Daten, sodass du nicht mehr eine unzählige Anzahl von Tabellenkalkulationen verwalten und organisieren musst. Sie ermöglicht es Unternehmen, einen Großteil ihrer Dateneingabe zu automatisieren, wodurch die Fehleranfälligkeit drastisch reduziert werden kann.

Dadurch können Unternehmen auch die Effizienz steigern, indem sie den mühsamen Prozess der manuellen Dateneingabe verringern. Die meisten cloudbasierten EPM-Softwarelösungen nutzen Excel als Front-End, sind jedoch auch mit fortschrittlichen Datenanalysetools im Backend ausgestattet. Dies ermöglicht die multidimensionale Modellierung von „Was-wäre-wenn“-Szenarien, die die Sichtbarkeit erhöhen, um Übersehen und Fehler zu reduzieren.

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