5 Gründe, Excel für Finanzabschluss und Konsolidierung hinter sich zu lassen

Hier sind fünf Anzeichen dafür, dass du Excel für den Finanzabschluss und die Konsolidierung entwachsen bist und es Zeit für eine EPM-Software ist.

1. Der Abschluss in Excel ist zu zeitaufwändig und mühsam

Mit dem Wachstum und der Expansion des Unternehmens werden Excel-Tabellen schnell zu groß, unhandlich, komplex und fehleranfällig, um den Abschluss sicher und effizient durchzuführen.

Beim Abschlussprozess beginnt man damit, Daten aus der Hauptbuchhaltung oder ERP-Software zu exportieren und diese in Tabellen zu sammeln, die manuell überprüft und bearbeitet werden müssen. Mit zunehmender Anzahl und Komplexität dieser Tabellen wird der Prozess bald zu zeitaufwendig und mühsam, um ihn per Hand zu erledigen. Wenn sich der Abschlussprozess über Wochen mit langen Arbeitszeiten und mühevollem Aufwand hinzieht, weißt du, dass du Excel entwachsen bist und es Zeit für EPM-Software ist.

2. Daten in Excel sind nicht unbedingt korrekt

Excel ist grundsätzlich manuell. Solange nur eine Person oder eine kleine Gruppe von Personen mit den Daten, Diagrammen, Formeln usw. arbeitet, kann die Genauigkeit einigermaßen gewährleistet werden. Aber mit zunehmender Anzahl der Personen, die an diesen Tabellen arbeiten, schleichen sich immer mehr Fehler ein. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die Tabellen korrekt sind, obwohl etwa 88 % aller für den Abschluss und die Konsolidierung verwendeten Tabellen Fehler enthalten. Wenn Fehler zum Problem werden (und das werden sie in Excel immer, sobald das Unternehmen wächst), ist es Zeit für EPM-Software.

3. Excel ist nicht so “intelligent” wie Enterprise Performance Management

Excel hat zwar Formeln, und wenn clevere Leute diese Formeln nutzen, wirkt das Programm recht intelligent. Tatsächlich ist Excel jedoch nicht „intelligent“ – die Nutzer bringen die Intelligenz ein. EPM-Software hingegen verfügt über eine programmierte Logik. Die integrierten Formeln, Vorlagen usw. verstehen die Finanzregeln hinter den Vorgängen. Sie wissen, wie man Soll und Haben anwendet, Einkommen, Ausgaben und Abweichungen berechnet usw. Wenn sich Buchhaltungsstandards ändern oder das Unternehmen seine Richtlinien anpasst, können diese Änderungen in die Vorlagen integriert und im gesamten System sofort umgesetzt werden. Wenn du diese Art von Intelligenz und Leistungsfähigkeit in deiner Finanzsoftware benötigst, ist es Zeit für EPM.

4. Excel ist von Natur aus unsicher und schwer zu prüfen

in EPM-System kann nicht per E-Mail versendet oder auf einem unsicheren Cloud-Dienst gespeichert werden. Das bedeutet, dass deine Daten unter der Kontrolle deines Unternehmens bleiben.
In Excel sind alle Daten für alle Benutzer sichtbar. Eine Tabelle kann leicht per E-Mail verschickt werden, was ein enormes Sicherheitsrisiko darstellt. Tabellen lassen sich auch einfach in Cloud-Diensten für Endverbraucher wie Google Docs hochladen, die einfach nicht über die für den Umgang mit sensiblen Unternehmensdokumenten erforderliche Sicherheit auf Unternehmensebene verfügen. Mit EPM kannst du steuern, wo die Daten gespeichert sind und wer darauf zugreifen darf. Es ist nicht nur sicherer, sondern ermöglicht auch eine klare und leicht nachvollziehbare Prüfung durch Auditoren.

5. Excel ist im Vergleich zu Enterprise Performance Management-Software unflexibel

In Excel bedeutet jede Änderung, dass man jede Instanz des Problems in allen komplexen Tabellen finden und anpassen muss – in der Hoffnung, dass alle Änderungen erfasst wurden, ohne neue Fehler in die Daten einzuführen. In EPM hingegen werden Änderungen an einem einzigen Ort vorgenommen und automatisch im gesamten System umgesetzt. EPM kann sogar Dinge wie mehrere Währungen, anteiligen Unternehmensbesitz und die Umrechnung von Kontenplänen handhaben.